FR8 erklärt
„Wo ist der Lieferschein?“ Belege zuordnen, bevor der Monat endet
Am Monatsende liegt ein Stapel Frachtpapiere auf dem Tisch, und die Abrechnung wartet, bis jedes Blatt seiner Tour zugeordnet ist. Wie FR8 den Stapel liest, jede Seite der richtigen Tour zuordnet und zeigt, wo noch etwas fehlt.
7. Oktober 2026 · 4 Min. Lesezeit
Die Touren sind gefahren, die Rechnungen könnten raus. Wäre da nicht der Stapel: Ablieferbelege, CMR, Palettenscheine, Wiegescheine, ein paar Seiten Werbung vom Kunden und eine leere Rückseite. Jedes Blatt muss zur richtigen Tour, und für jede Tour muss klar sein, ob alles da ist. Wer das von Hand macht, sitzt am Monatsende Stunden daran, und der eine fehlende Lieferschein fällt erst auf, wenn der Kunde die Rechnung zurückschickt.
Scannen, nicht sortieren
In FR8 sortiert niemand vor. Der Stapel eines Fahrzeugs wird als Ganzes gescannt, und FR8 ordnet Seite für Seite zu. Steht das Kennzeichen im Dateinamen oder im Ordner, weiß FR8 sofort, um welches Fahrzeug es geht. Damit kommen für jede Seite nur noch die Touren dieses Fahrzeugs in Frage, und genau das macht die Zuordnung zuverlässig.
Der Stapel kommt auf dem Weg herein, der zu euch passt: im Browser hochladen, über einen FTP-Ordner vom Scanner, oder per Mail an ein eigenes Postfach. Bei Mail nimmt FR8 nur Absender an, die ihr freigegeben habt.
Erst das Billige, dann die KI
Nicht jede Seite braucht eine KI. FR8 geht in Stufen vor:
- Leere Seiten sortiert FR8 auf Wunsch vorher aus, aber nur wirklich weiße, damit ein verblasster Thermobeleg nicht verloren geht.
- Barcodes und QR-Codes liest FR8 ohne KI. Steht darauf eine Auftragsnummer, ist die Zuordnung sicher und kostet nichts.
- Erst der Rest geht an das Modell, mehrere Seiten auf einmal. Die Tour der Vorseite geht als Hinweis mit, denn ein mehrseitiger Beleg hört nicht am Blattende auf.
Dabei erkennt FR8 auch die Belegart: Ablieferbeleg, CMR, Ladeliste, Palettenschein, Retourenbeleg, Beanstandung, Wiegeschein. Eigene Belegarten könnt ihr ergänzen.
Hinzu kommt euer Standortverzeichnis. Nennt der Beleg einen anderen Namen als eure Stammdaten, etwa den Depotnamen des Auftraggebers statt der Adresse, findet FR8 die Station über die hinterlegten Aliasnamen. Ein Alias zählt nur als Ganzes, damit ein Allerweltswort wie „Depot“ nicht jede Station trifft.
Geprüft werden nur die Ausnahmen
Wie viel FR8 selbst entscheidet, legt ihr fest: alles automatisch, automatisch ab einer Sicherheitsschwelle, oder immer von Hand. Zwei Regeln gelten immer: Eine Seite ohne Zuordnung landet bei einem Menschen, und ohne bestätigtes Fahrzeug legt FR8 nichts ab.
Was zu prüfen bleibt, kommt in die Prüf-Queue, in der Reihenfolge des Stapels. Sie ist für die Tastatur gebaut: 1 bis 3 nimmt einen der Vorschläge, Enter den obersten, B ändert die Belegart, T sucht frei nach einer Tour, X verwirft eine Seite, die zu keiner Tour gehört, und ← nimmt die letzte Entscheidung zurück. Verworfen wird dabei nichts endgültig, Original und Datensatz bleiben erhalten.
Wer neu anfängt, kann einen Stapel als Testlauf verarbeiten: FR8 zeigt, wie es zuordnen würde, abgelegt wird aber nichts.
Was fehlt, steht auf einer Liste
Für jede Tour weiß FR8, welche Belege zu erwarten sind: an allen Entladestationen, oder an allen Be- und Entladestationen. Festlegen lässt sich das für eine Linie, für einen Auftraggeber oder als Standard. Ein Beleg je Station genügt, und ein Beleg darf mehrere Stationen abdecken.
Daraus wird die Ansicht Belegmängel: welche Touren noch Lücken haben, etwa „2 von 3 Stationen dokumentiert“, eine Lademittelbewegung ohne Palettenschein oder ein Palettenschein ohne gebuchte Bewegung. FR8 zeigt auch, wenn eine Station nur als Fahrerfoto belegt ist, denn manche Auftraggeber wollen das Original.
Vollständig ist, was ein Mensch bestätigt
Die Rechnung ist ein Vorschlag. Aus der Mängelliste verschwindet eine Tour erst, wenn jemand „Papiere vorhanden“ bestätigt, auch dann, wenn rechnerisch alles da ist.
Der Fahrer als erste Station
Am besten fehlt der Beleg gar nicht erst. Fotografiert der Fahrer seine Papiere in der Fahrer-App, prüft FR8 bei Tourende, ob die Fotos lesbar sind und zu den Stationen passen. Fehlt etwas, erinnert FR8 den Fahrer in seiner Sprache: frühestens zwölf Stunden nach Tourende, höchstens dreimal und nie, wenn inzwischen ein anderer Fahrer auf dem Lkw sitzt, der die Papiere gar nicht hat.
Eine Mappe je Tour
Zum Schluss setzt FR8 für jede Tour ein PDF zusammen, sortiert nach Station und Belegart, und legt es an der Tour und an jedem Auftrag ab. Kommt später noch etwas dazu, entsteht eine neue Version. Die alte bleibt erhalten, überschrieben wird nichts.
Kosten und Daten
Die KI-Fakturierung läuft über euren eigenen KI-Zugang. Was ohne KI geht, etwa Barcodes und leere Seiten, kostet nichts, und mehrere Seiten je Aufruf senken die Kosten weiter. Standardmäßig speichert der KI-Anbieter weder Anfrage noch Antwort und trainiert nicht damit. Wer das ändern will, muss es ausdrücklich bestätigen, und die Änderung wird protokolliert.
Unterm Strich
Der Stapel am Monatsende verschwindet nicht, aber er sortiert sich selbst. FR8 ordnet jede Seite ihrer Tour zu, zeigt nur die Zweifelsfälle, erinnert den Fahrer an das, was fehlt, und legt am Ende eine Mappe je Tour ab. Was vollständig ist, entscheidet weiterhin ihr.
Die KI-Fakturierung ist ein Zusatzmodul von FR8. Mehr zu den KI-Funktionen auf der Seite KI.
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