Sicherheit & Datenschutz

Eure Daten gehören euch.

Wo eure Daten liegen, wer sie sehen darf, wie ihr sie wieder rausbekommt und wann sie gelöscht werden. Konkret statt Siegel-Sammlung.

Speicherort von Datenbank und Dateien: EU; Speicherort von Datenbank und Dateien
Einzelrechte für eure Rollen: 551; Einzelrechte für eure Rollen
vollständiger Export auf Knopfdruck: ZIP; vollständiger Export auf Knopfdruck

Wo eure Daten liegen

Datenbank, Dateien und alle Serverfunktionen laufen in europäischen Rechenzentren von Google Cloud.

Die Datenbank wird in mehreren Rechenzentren gleichzeitig gehalten. Fällt eines aus, laufen die anderen weiter.
Dazu kommen tägliche Backups.
Gelöschtes landet erst im Papierkorb, Standard 30 Tage, einstellbar.

Verschlüsselt

Bei der Übertragung per TLS, auf den Servern mit AES-256. Automatisch, ohne Zutun.

Zugangsdaten für Mailkonten und FTP liegen getrennt und sind nur für den Server lesbar, nie in der Oberfläche.
Wir nennen das bewusst nicht „Ende-zu-Ende“, weil es das nicht ist.

Wer was sehen darf

Jedes Unternehmen ist von allen anderen getrennt, bis hinunter in die Regeln der Datenbank.

Rechte werden nicht nur in der Oberfläche, sondern auch auf dem Server geprüft.
551 Einzelrechte, eigene Rollen, auch als Kopie einer bestehenden Rolle.
Kunden und Unternehmer im Portal greifen nie direkt auf die Datenbank zu.
Wer das Unternehmen verlässt, wird inaktiv gesetzt. Seine Historie bleibt erhalten.

Nachvollziehbar

Im Audit Log steht, wer wann was gemacht hat: Anmeldungen, Änderungen, Löschungen, Passwortwechsel.

Aufbewahrung des Audit Logs einstellbar von 1 bis 7 Jahren.
Jeder Datensatz hat sein eigenes Logbuch.
Auch automatische Aktionen von Agenten sind als solche gekennzeichnet.

Eure Daten kommen raus

Ein vollständiger Export eurer Daten als ZIP, mit allen Datensätzen und Originaldateien. Auf Knopfdruck, ohne uns fragen zu müssen.

Bereiche einzeln wählbar, als JSON mit den Originaldateien.
Dazu Excel-Exporte in den Listen und der Messenger-Verlauf als Export.
Endet die Zusammenarbeit, wird der Zugang gesperrt und nicht gelöscht, wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahren und löschen

Wie lange ihr was aufbewahrt, entscheidet ihr. FR8 gibt euch die Werkzeuge dafür.

Löschfristen einstellbar für Messenger, GPS-Verlauf, Lenk- und Ruhezeiten, Sprachnachrichten, ResponseDesk und Audit Log.
Auch bei Daten ausgeschiedener Fahrer entscheidet ihr als Unternehmen, wie lange ihr sie aufbewahrt.
Die Fahrer-App fragt den Standort nur beim Tanken und bei Unfall- oder Pannenmeldungen ab.

KI und Datenschutz

Jede KI-Funktion ist einzeln schaltbar, und ihr nutzt euren eigenen Zugang bei OpenRouter. Damit seht ihr selbst, was wohin geht und was es kostet.

Für Fakturierung, Prüfung von Fahrer-Dokumenten und Lademittel-Belegen gilt standardmäßig das Profil „Geschützt“: keine Speicherung beim Anbieter, kein Training mit euren Daten.
Der FR8 Assistant arbeitet nur mit Modellen, die nichts speichern.
Wer das Profil ändert, muss es ausdrücklich bestätigen. Der Wechsel wird protokolliert.
Ehrlich gesagt: Eine Verarbeitung nur in der EU können wir für KI nicht zusagen. Darum ist alles einzeln abschaltbar.

Mehr auf der KI-Seite

Nach den Grundsätzen der GoBD

Fortlaufende Belegnummern, Storno statt Löschen, der Preis wird zum Zeitpunkt der Rechnung festgeschrieben, Originale bleiben unverändert.

Bis zum Release

Zwei-Faktor-AnmeldungEin zweiter Faktor zusätzlich zum Passwort.
Single Sign-onAnmeldung mit dem Konto, das ihr im Unternehmen schon nutzt.

Unterm Strich

Gespeichert in Europa, in mehreren Rechenzentren gleichzeitig, mit täglichen Backups.
Jedes Unternehmen streng getrennt, Rechte auch auf dem Server geprüft.
Alles nachvollziehbar im Audit Log.
Eure Daten kommen jederzeit vollständig wieder raus.

Häufige Fragen

Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ja. Jeder Kunde bekommt einen AV-Vertrag.

Wo stehen die Server?

Datenbank, Dateien und Serverfunktionen laufen in europäischen Rechenzentren von Google Cloud. Einige angebundene Dienste wie KI, SMS oder Karten arbeiten auch außerhalb der EU. Welche das sind, steht auf der Seite Integrationen.

Was passiert, wenn ein Rechenzentrum ausfällt?

Die Datenbank wird in mehreren Rechenzentren gleichzeitig gehalten. Fällt eines aus, laufen die anderen weiter. Gegen versehentliches Löschen helfen der Papierkorb und die täglichen Backups.

Kommen wir an unsere Daten, wenn wir FR8 verlassen?

Ja. Den vollständigen Export als ZIP startet ihr selbst, jederzeit. Danach wird der Zugang gesperrt. Gelöscht wird wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nicht sofort.

Gibt es eine Zwei-Faktor-Anmeldung?

Zwei-Faktor-Anmeldung und Single Sign-on sind bis zum Release fertig.

Arbeitet FR8 nach der GoBD?

Ja. FR8 ist nach den Grundsätzen der GoBD gebaut: fortlaufende Belegnummern, Storno statt Löschen, der Preis wird mit der Rechnung festgeschrieben, Originale bleiben unverändert.