FR8 erklärt
Dokumente im eigenen Layout, ohne Rechnung für jede Zeile
Transportauftrag, Rechnung, Schadenbericht: Jedes Dokument aus FR8 kommt aus einer Vorlage. Die Standardvorlagen funktionieren sofort, Logo, Firmendaten und AGB pflegt ihr selbst, und wer mehr will, passt die Vorlage an. Ohne Aufpreis.
24. Oktober 2026 · 4 Min. Lesezeit
Ein Transportauftrag geht an den Unternehmer, eine Rechnung an den Kunden, ein Schadenbericht an die Versicherung. Alle drei tragen euren Namen, und alle drei sollen aussehen, als kämen sie aus eurem Haus und nicht aus einer Software.
In vielen Systemen ist genau das der teure Teil. Das Layout gehört dem Hersteller, und wer eine Zeile in den AGB ändern will, schreibt ein Ticket und bekommt ein Angebot. In FR8 ist das anders: Die Vorlagen gehören zum Produkt, und was euer Dokument zu eurem macht, pflegt ihr selbst.
Ein Dokument, eine Vorlage
Jedes PDF, das FR8 erzeugt, entsteht aus einer Vorlage. Für jeden Dokumenttyp bringt FR8 eine Standardvorlage mit, unter anderem für:
| Bereich | Dokumente |
|---|---|
| Disposition | Transportauftrag, Charter-Tourauftrag, Angebot |
| Abrechnung | Ausgangsrechnung, Storno-Rechnung, Unternehmer-Gutschrift, Zahlungsavis, Mahnung |
| Fuhrpark & Werkstatt | Werkstattauftrag, Materialschein, Abfahrtskontrolle, Kontrollprotokoll, UVV-Prüfung, Fahrzeugprofil |
| Fahrer & Personal | Fahrerprofil, Urlaubsantrag |
| Schäden | Schadenbericht für Unfall, Panne und Transportschaden |
| Lademittel | Lademittelschein, Kontoauszug, Saldenbestätigung, Offene-Posten-Liste, Klärungsdokument |
| Nachhaltigkeit | CO₂-Nachweis |
Die Standardvorlagen funktionieren ab dem ersten Tag. Wer nichts einstellt, bekommt ordentliche, vollständige Dokumente.
Stufe 1: Eure Firmendaten, einmal eingetragen
In der Globalen Konfiguration unter Dokumenteinstellungen tragt ihr ein, was auf jedes Dokument gehört: Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, Webseite, USt-IdNr., Geschäftsführer, eine Fußzeile, eure Hausfarbe und das Logo. Das gilt sofort für alle Dokumenttypen.
Erzeugt jemand ein Dokument, setzt FR8 auch dessen Namen, Telefon und E-Mail ein, beim Charter-Tourauftrag zusätzlich die Unterschrift aus seinem Benutzerprofil. Der Unternehmer sieht also, wer ihm den Auftrag geschickt hat und wen er anruft.
Stufe 2: AGB als eigener Baustein
Eure AGB schreibt ihr einmal, als einfachen Text mit Überschriften und Aufzählungen. Die Vorlage selbst enthält nur den Platz dafür: Wenn AGB hinterlegt sind, hier einfügen.
Das hat eine angenehme Folge: Ändert sich ein Absatz in euren AGB, fasst ihr keine Vorlage an. Ihr ändert den Text, und ab dem nächsten Transportauftrag steht die neue Fassung drauf. Kein Ticket, keine Wartezeit, keine Rechnung.
Was war, bleibt nachvollziehbar
Jedes erzeugte Dokument merkt sich, mit welchen Firmendaten und welcher AGB-Fassung es entstanden ist. Ein Auftrag von letztem Jahr zeigt also nicht plötzlich die AGB von heute.
Stufe 3: Die Vorlage selbst anpassen
Wem das nicht reicht, der geht eine Ebene tiefer. Jede Standardvorlage lässt sich duplizieren, die Kopie gehört dann euch. Ihr könnt sie umbauen, umbenennen und als Standard für diesen Dokumenttyp festlegen. Oder ihr fangt mit einer leeren Vorlage an.
Eine Vorlage ist eine HTML-Seite mit Platzhaltern. Wo die Ladeadresse stehen soll, steht {{loading.name}}, wo die Fracht stehen soll, {{freight.freightAmount}}. Dazu kommen drei einfache Bausteine:
{{#if …}}zeigt einen Abschnitt nur, wenn es etwas zu zeigen gibt, etwa den Charter-Block nur bei Charter-Touren.{{#each …}}wiederholt eine Zeile für jede Station, jede Rechnungsposition, jeden Unfallgegner.- Das Aussehen steuert ganz normales CSS.
Welche Platzhalter es gibt, zeigt der Dialog Template-Variablen, je Dokumenttyp sortiert. Niemand muss raten, wie das Feld für den Fahrernamen heißt.
Bevor eine Änderung live geht, zeigt die Vorschau bei den meisten Dokumenttypen, wie das Ergebnis mit einem echten Datensatz aus eurem Bestand aussieht, auch schon vor dem Speichern. So probiert man an einem echten Auftrag, nicht an Fantasiedaten.
Dafür braucht es kein Studium. Wer schon einmal eine E-Mail-Signatur oder eine einfache Webseite angepasst hat, kommt zurecht, und für ein neues Logo oder eine andere Farbe reicht ohnehin Stufe 1.
Kein Zusatzmodul
Die Dokumentvorlagen sind keine Zusatzfunktion. Standardvorlagen, Firmendaten, AGB, eigene Vorlagen und Vorschau gehören bei jedem Mandanten zum Umfang von FR8. Wer Dokumente erzeugen und wer die Vorlagen ändern darf, regelt ihr über die Rechte.
Wenn es ganz genau sein soll
Manche Unternehmen haben ein Corporate Design bis auf den Millimeter, oder schlicht keine Zeit, sich in HTML einzulesen. Auch dann müsst ihr nichts selbst bauen: Auf Wunsch setzen wir eure Vorlage nach eurem Layout um. Das ist eine Dienstleistung, die wir gesondert anbieten, und kein Muss. Alles davor geht ohne uns.
Was mit dem fertigen PDF passiert
Das PDF landet dort, wo man es sucht: im Reiter Dokumente des Auftrags, der Tour oder des Fahrzeugs, mit Eintrag im Logbuch. Jede Erzeugung bleibt als eigener Eintrag erhalten, auch wenn derselbe Auftrag dreimal gedruckt wurde. Bei Rechnungen erzeugt FR8 auf Wunsch zusätzlich die E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung.
Unterm Strich
Ein Dokument aus FR8 sieht aus wie eins von euch. Für die meisten reicht es, einmal Logo, Firmendaten und AGB einzutragen. Wer mehr will, passt die Vorlage selbst an und sieht vorher, wie es aussieht. Und eine geänderte Zeile in den AGB kostet genau die Minute, die das Tippen dauert.
Mehr zu Abrechnung und E-Rechnung auf der Seite officeControl, zu den Kosten unter Preise.
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