Verwaltung & Backoffice

officeControl

Das Backoffice, das mitrechnet und mitprüft.

Preis aus der Linie, Rechnungslauf, Gutschriften an Unternehmer, Offene Posten und Mahnwesen, direkt an Auftrag und Tour. Dazu Geschäftspartner mit ihren Nachweisen, Strafmandate, Spesen und Urlaub, und mit trustControl ein dokumentierter Blick auf jeden neuen Partner.

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FR8 officeControl: Offene Posten mit Forderungen, Verbindlichkeiten und Buchungsstapel-Export

Aus dem Alltag

Kennt ihr das?

Der Dieselzuschlag von Hand

Indexwert nachschlagen, Band suchen, Prozent auf die Fracht, für jede Linie. Und bei einer Preisänderung jeden Auftrag einzeln nachziehen.

Die Wochenabrechnung auf Papier

Wer ist welche Tour gefahren, sind die Papiere da, welcher Tarif gilt, und wer hat das entschieden?

Wer ist gefahren?

Ein Anhörungsbogen kommt, und im Schreiben steht nur das Kennzeichen des Aufliegers.

Alles sieht echt aus

Ein neuer Frachtführer schickt Registerauszug, Lizenz und Police. Bei Identitätsmissbrauch stimmt genau das alles.

Funktionen

Vom Linienpreis bis zum geprüften Partner.

Abrechnung und Rechnungslauf

Der Preis kommt aus der Linie mit der gültigen Preisvereinbarung, inklusive Maut, Dieselzuschlag und wiederkehrender Positionen. Im Rechnungslauf markiert ihr Aufträge eines Zeitraums, prüft die Vorschau und erzeugt die Belege mit fortlaufender Nummer und PDF.

Preis-Snapshot: Linie, Vereinbarung, Dieselwert und Zeitpunkt werden am Auftrag festgehalten
Neue Preise „gültig ab“, noch nicht fakturierte Aufträge mit Vorschau alt und neu nachziehen. Fakturiertes bleibt unverändert
FR8 bündelt selbst: je Auftraggeber, je Rechnungsempfänger, Sammel- oder Einzelrechnung
Teilstrecken einzeln abrechenbar, Frachtprovision, Eingangsgutschriften mit Soll und Ist je Tour
Versand per Mail aus FR8, als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung je Geschäftspartner

Subunternehmer abrechnen, ohne Wochenbericht auf Papier

Touren von Subunternehmern werden je Fahrzeug und Woche im Entscheidungscenter freigegeben: vergüten mit Tarif oder nicht vergüten mit Begründung. Erst freigegebene Touren gehen in die Gutschrift.

Tarif aus hinterlegten Pauschalen, bei Doppelbesatzung automatisch der Zwei-Fahrer-Tarif
Zuordnung über die Firma des Fahrers am Tourtag, Firmenwechsel ab Stichtag berücksichtigt
Vertragsstrafen, etwa für fehlende Unterschrift oder Papiere, als eigene Position
Auf Wunsch erstellt ein Agent die Gutschriften im Zeitplan und verschickt sie. Der Unternehmer sieht sie im Portal
Schickt ein Unternehmer eine eigene Pauschalrechnung, wird sie auf die gefahrenen Touren verteilt

Offene Posten, Mahnwesen und Buchungsstapel

Eine Liste für beide Richtungen: Forderungen an Auftraggeber und Verbindlichkeiten an Unternehmer. Zahlungen einzeln oder als Sammelzahlung erfassen, überfällige Forderungen in Stufen mahnen.

Fälligkeit wahlweise ab Rechnungsdatum oder ab Eingang der Papiere
Mahnlauf mit Stufenvorschlag, eine Mahnung je Kunde, auf Wunsch per Agent bis zu einer gewählten Stufe
Offene Forderungen speisen das Kreditlimit: Die Disposition warnt oder sperrt
Buchungsstapel als CSV für DATEV, mit Kostenstelle. Kontiert wird weiter in eurer Buchhaltung

Vollständigkeit der Partner-Nachweise als Ampel

Geschäftspartner und ihre Nachweise

Auftraggeber, Unternehmer, Werkstätten, Behörden, Versicherer in einer Stammdatenwelt. Welche Nachweise ein Partnertyp vorlegen muss, legt ihr einmal fest, die Ampel zeigt, was fehlt oder abläuft.

Partner laden ihre Nachweise selbst hoch, über einen Link ohne Konto
Matrix aller Partner und Nachweise mit Ampel und Export
Disposition und Board warnen oder sperren bei fehlenden Pflicht-Nachweisen
Dubletten-Prüfung beim Anlegen über Name, USt-IdNr., Steuernummer und Frachtenbörsen-Nummer

Prüfprotokoll eines Geschäftspartners mit Prüfumfang

trustControl: jede Prüfung mit ihrer Grenze

Phantomfrachtführer arbeiten mit echten Firmennamen und echten Unterlagen. trustControl prüft neue Partner systematisch und schreibt bei jedem Punkt dazu, was er aussagt und was nicht.

Doppelgänger-Domains: ein Zeichen anders, gleicher Name unter anderer Endung. Erkennt die Nachahmung bekannter Partner, nicht neue Täter
Alter und Aufbau der Domain sowie Kopfzeilen der ersten Mails: frisch eingerichtet, abweichende Antwortadresse
Datei-Forensik bei PDFs: nachträglich bearbeitet? Ein Anhaltspunkt, kein Beweis für eine Fälschung
USt-IdNr. amtlich bestätigt: belegt die steuerliche Registrierung, nicht, wer euch schreibt
EU-Sanktionsliste, selbst gehostet, ohne dass die Partnerdaten das System verlassen. Ein Treffer heißt „zu prüfen“
Register für einen Teil der EU-Länder, sonst geführter Prüfschritt per Link
Rückruf über eine unabhängige Nummer: FR8 leitet an und dokumentiert. Die mitgeschickte Nummer gilt als „nicht zurückrufen“

Strafmandat mit ermitteltem Fahrer zur Tatzeit

Strafmandate und Zeugenfragebögen

Anhörungsbogen, Zeugenfragebogen oder Bußgeldbescheid werden erfasst, von Hand oder per KI aus dem PDF. FR8 ermittelt aus Kennzeichen und Tatzeit den Fahrer, auch über Anhänger, Zugmaschine und Fahrer.

Fahrerdaten mit einem Klick per Mail an die Behörde, Ausweisdokumente je nach Vorlage angehängt
Vorlagen „verantwortlich ist der Fahrer“ oder „verantwortlich ist die Firma“
Hinweise der Behörde werden berücksichtigt, etwa „nur mit Aktenzeichen im Betreff“
Subunternehmer erfassen Fragebögen für ihre Fahrer selbst im Portal

Spesen und Urlaubsanträge, aus der Fahrer-App

Fahrer tragen Arbeitstage und Urlaubsanträge selbst in der Fahrer-App ein, das Büro prüft und entscheidet. Spesen werden je Fahrer und Monat gesammelt und nach euren Sätzen berechnet.

Korrektur durch das Büro mit Kommentar, die Eingabe des Fahrers bleibt sichtbar
Monatlich mit einem Klick oder per Agent an die Buchhaltung
Urlaub aus Büro, Fahrer-App mit Unterschrift oder Urlaubsportal für Mitarbeiter ohne FR8-Zugang
Genehmigter Urlaub auf Wunsch im Board am Lkw des Fahrers

FR8 Monitor: alles, was abläuft oder fehlt

An einer Stelle: Fahrerdokumente, Führerscheinkontrollen, Genehmigungen von Partnern und Fahrzeugen, Servicetermine, Gefahrgutausrüstung, Kundenausweise, Tankkarten und eigene Bereiche wie Stapler oder Feuerlöscher.

Ampel je Eintrag, sortiert nach Dringlichkeit, auch für Nachweise, die ganz fehlen
Uploads von Fahrern und Partnern direkt hier annehmen oder ablehnen
Kundenausweise und Lkw-Handys mit Status, Zuordnung und Historie
Dazu Belege mit Kostenstellen, Kapazitätsplanung je Woche und das Daily Briefing der Disposition

Abrechnung

Belege, auf die sich die Buchhaltung verlassen kann.

Abrechnung hängt in FR8 direkt an Auftrag und Tour, kein zweites System, kein Abtippen. Und sie folgt den Grundsätzen der GoBD.

Fortlaufend nummeriert

Je Jahr und Belegart eigene Nummernkreise: Rechnung, Gutschrift, Storno.

Storno statt Löschen

Ein Beleg wird nie geändert oder gelöscht, sondern durch einen Storno-Beleg aufgehoben. Beide bleiben erhalten.

Festgeschrieben

Empfängeradresse, Kostenstelle und Preise werden beim Erzeugen eingefroren, der Steuersatz folgt dem Leistungsdatum.

Dieselzuschlag

Aus Indexreihe und Bandtabelle an der Linie berechnet, mit Warnung, wenn kein Wert gefunden wird.

Feste Touren lassen sich auf Wunsch per Agent automatisch abrechnen, sobald der Preis steht und die Papiere geprüft sind.

trustControl

Sorgfalt, die ihr belegen könnt.

Im Ernstfall zählt, was ihr vorher geprüft habt, und ob ihr es belegen könnt. trustControl prüft neue Partner in drei Klassen und hält fest, was wann geprüft wurde und wer trotz Befund bewusst entschieden hat.

Identität

Gehört der Kontaktweg wirklich zu dieser Firma? Domain, Absender, erste Mails, Rückruf.

Substanz und Passung

Tragen Versicherung und Genehmigungen den geplanten Einsatz? Fristen und Beträge rechnet FR8, die Passung prüft die KI.

Formales

Gültig, eingetragen, nicht auf der Sanktionsliste. Wichtig als Nachweis, aber bei Identitätsmissbrauch allein ohne Aussage.

Prüfprotokoll

Als PDF für Versicherer und Auftraggeber: alle Prüfpunkte mit Ergebnis, auch die nicht durchgeführten, mit Zweck und Grenze.

trustControl legt Auffälligkeiten vor und hält den Vorgang an, entscheiden muss ein Mensch. Es ersetzt keine Bonitätsauskunft, bestätigt keine Echtheit und gilt für den Zeitpunkt der Prüfung. Ändert sich etwa die Bankverbindung, prüft FR8 erneut.

Vernetzt

Hängt zusammen mit …

KI in officeControl

Alles optional und einzeln zuschaltbar. Wie KI in FR8 funktioniert →

Belege erkennen

Datum, Firma, Fahrzeug und Positionen aus PDF oder Foto, Belegart aus euren Listen.
Strafmandate auslesen

Behörde, Aktenzeichen, Tatzeit, Tatvorwurf und Kennzeichen aus dem Schreiben.
Firmen-Nachweise zuordnen

EU-Lizenz, Versicherung, Registerauszug über die USt-IdNr. dem richtigen Partner zugeordnet.
trustControl

Partner aus Dokumenten anlegen und prüfen, ob die Nachweise zum Einsatz passen.
KI-Fakturierung

Gescannte Seiten der richtigen Tour zuordnen, Fahrerfotos auf Vollständigkeit prüfen.

Unterm Strich

Ein System statt Insellösung: Preis, Rechnung, Gutschrift, Offene Posten und Mahnung hängen an Auftrag und Tour.
Nachvollziehbar: fortlaufende Nummern, Storno statt Löschen, Preis-Snapshot, Begründungen bei Abweichungen.
Weniger Routinearbeit: Preise nachziehen, feste Touren abrechnen, Gutschriften verschicken, mahnen. Jeweils auf Wunsch per Agent.
Risiko bei neuen Partnern dokumentiert: was geprüft wurde, wo die Grenzen liegen und wer bewusst entschieden hat.

Demo-Zugang vormerken Demo ab Ende 2026, Release Anfang 2027.

trustControl, KI-Fakturierung und KI-Poststelle sind Zusatzmodule und werden gesondert abgerechnet.