Das Unternehmerportal: Unternehmer arbeiten mit, ohne anzurufen

Wer mit Unternehmern in der Fahrerüberlassung arbeitet, kennt den Alltag am Telefon. Der eine ruft an, weil sein Fahrer am Freitag heimfährt. Der nächste schickt den neuen ADR-Schein als Foto per Messenger. Und für den Zeugenfragebogen von letzter Woche muss jemand herausfinden, wer an dem Tag auf dem Lkw saß.

Das Unternehmerportal gibt euren Unternehmern einen eigenen Zugang zu FR8. Dort pflegen sie ihren Teil selbst, sehen, was mit ihren Fahrern und Fahrzeugen passiert, und reichen ein, was ihr dann prüft. Die Entscheidung bleibt bei euch.

Jeder sieht nur seins

Der wichtigste Punkt zuerst: Ein Unternehmer sieht im Portal ausschließlich seine eigenen Fahrer und die Fahrzeuge, die diese gerade fahren. Das ist keine Filtereinstellung in der Oberfläche, sondern eine Grenze, die der Server bei jeder Abfrage zieht.

Dabei zählt die Zeit. Sitzt ein Fahrer des Unternehmers drei Wochen auf einem Lkw, sieht der Unternehmer Touren, Vorfälle und Abrechnung dieses Lkw für genau diese drei Wochen. Übernimmt danach ein Fahrer einer anderen Firma, ist das Fahrzeug für ihn wieder weg. Fährt ein fremder Fahrer mit, bleibt dessen Name leer.

Auch sonst ist das Portal knapp gehalten. In den Touren stehen Orte, Kilometer und Zeiten, aber keine Preise. Im Messenger erreicht der Unternehmer eure Disposition und seine eigenen Kollegen, aber keine anderen Unternehmer.

Ihr schaltet frei, Bereich für Bereich

Den Zugang richtet ihr beim Geschäftspartner ein, im Reiter „Unternehmer-Zugang“. Dort legt ihr die Konten an und bestimmt für jeden Bereich, ob der Unternehmer ihn sieht und ob er dort auch anlegen, bearbeiten oder hochladen darf.

Beim ersten Einschalten ist fast alles sichtbar, die meisten Bereiche nur zum Ansehen. Fahrerplaner und Ausschreibungen bleiben zunächst aus, die schaltet ihr gezielt dazu. Die Anmeldung läuft über eure normale FR8-Anmeldeseite, danach landet der Unternehmer direkt im Portal. Es spricht Deutsch und Englisch.

Fahrer und Ausweisdokumente

Der Unternehmer legt neue Fahrer selbst an und pflegt Stammdaten, private Kontaktdaten und einen Notfallkontakt. Er sieht, welcher Fahrer gerade auf welchem Lkw sitzt und wie lange schon, oder seit wie vielen Tagen er zu Hause ist.

Ausweisdokumente lädt er direkt beim Fahrer hoch, mit Vorder- und Rückseite. Eine eigene Übersicht zeigt je Fahrer und Dokumenttyp, was gültig ist, was bald abläuft und was fehlt. Hochgeladenes steht zuerst „in Prüfung“, bis ihr es annehmt oder mit Begründung ablehnt. Wer einem Partner vertraut, stellt den Upload auf „direkt aktiv“. Wie die Prüfung bei euch aussieht, steht im Beitrag Ausweisdokumente, die nicht still ablaufen.

Unter FS-Kontrolle sieht der Unternehmer die fälligen und überfälligen Führerscheinkontrollen seiner Fahrer, samt Upload-Link, den er an den Fahrer weitergeben kann. Mehr dazu in Führerscheinkontrolle für Fahrer, die nie am Hof sind. Und unter Genehmigungen reicht er die Nachweise seiner Firma ein, etwa die Güterkraftverkehrserlaubnis, ebenfalls zur Prüfung durch euch.

Fahrerwechsel als Vorschlag

Im Fahrerplaner sieht der Unternehmer Tag für Tag, wer von seinen Fahrern heimfährt und wer kommt. Einen Wechsel trägt er selbst ein: Fahrzeugwechsel, Heimfahrt oder Übernahme, mit Datum, Abstellort und Ersatzfahrer. Festgeschrieben wird nichts, bevor eure Disposition den Vorschlag übernimmt. Wie das auf eurer Seite aussieht, beschreibt der Beitrag Montag kommt Lena zurück. Aber auf welchen Lkw?.

Touren und Abrechnung

Der Touren-Überblick zeigt die Touren der eigenen Fahrzeuge je Kalenderwoche, als Liste oder als Board: Strecke, Kilometer, Fahrer, Status und der Hinweis „Papiere fehlen“. Im Detail stehen die Stationen mit Plan- und Ist-Zeiten und die Fotos, die der Fahrer in der Fahrer-App gemacht hat.

Das hat einen praktischen Grund. Unter Abrechnung sieht der Unternehmer je Fahrzeug und Woche, welche Touren schon entschieden sind, ob sie vergütet werden, etwa „inkl. Wartezeit“, oder nicht, und mit welchem Grund. Ist eine Tour abgerechnet, steht die Gutschriftsnummer daneben, und die Gutschrift lässt sich als PDF öffnen. Fehlen Papiere, sieht er das, bevor er nachfragt, warum eine Tour noch offen ist.

Strafmandate ohne Suchen

Kommt bei euch ein Anhörungsbogen an, ist die erste Frage immer: Wer saß zur Tatzeit auf dem Lkw? Im Portal legt der Unternehmer den Zeugenfragebogen selbst an. Er wählt die Behörde aus eurer Liste, gibt Kennzeichen und Tatzeit ein, und FR8 ermittelt den Fahrer aus der Zuordnung. Den Bescheid hängt er als PDF oder Bild an.

Standardmäßig prüft ihr die Einreichung und schickt die Antwort an die Behörde. Für einzelne Unternehmer lässt sich einstellen, dass die Antwort direkt hinausgeht.

Werkstatt, Vorfälle und Störfälle

Im Werkstattplaner sieht der Unternehmer die Termine seiner Fahrzeuge und meldet selbst ein Problem. Die Meldung steht dann „in Prüfung“, euer Fuhrpark plant den Termin. Unter Vorfälle sieht er Unfälle, Pannen, Transportschäden und Abfahrtskontrollen seiner Fahrzeuge, nur zum Lesen.

Störfälle meldet er mit Fahrzeug und, wenn es passt, mit Tour und Station. Der Fahrer ist schon eingetragen, bis zu fünf Fotos oder Dokumente lassen sich anhängen. Gibt es zur Tour schon einen Störfall, weist das Portal darauf hin und bietet an, diesen zu ergänzen. Rückfragen eurer Disposition beantwortet er im Ticket, ein erledigtes Ticket öffnet er mit einem Kommentar wieder. Status und Priorität ändert nur ihr. Wie Störfälle bei euch weiterlaufen, steht in Wenn auf der Tour etwas schiefgeht.

Messenger, GPS und Ausschreibungen

• Messenger: Chats mit eurer Disposition und den eigenen Kollegen, dazu ein zweiter Reiter für die Fahrer-Chats der eigenen Fahrzeuge. Benachrichtigungen kommen im Browser und als Push aufs Gerät, je Dienst einzeln schaltbar. Aufgaben, die ihr dem Unternehmer zuweist, stehen unter Todos.
• GPS: Live-Positionen der eigenen Fahrzeuge, Lenk- und Ruhezeiten und der Routenverlauf. Das setzt voraus, dass bei euch ein GPS-Anbieter angebunden ist.
• Ausschreibungen: Bietet ihr offene Touren an, sieht der Unternehmer sie im Portal und gibt sein Gebot ab, ohne extra Link. Fehlt ihm eine Pflicht-Genehmigung, sieht er keine Angebote. Ausschreibungen sind ein Zusatzmodul, mehr dazu in Offene Touren: erst die eigenen Partner fragen, dann die Börse.

Dazu kommen Qualität mit den Qualitätsfällen der eigenen Fahrer und Datenbank mit allen Fahrer-Dokumenten an einer Stelle.

Unterm Strich

Das Unternehmerportal verlagert nicht eure Arbeit auf den Partner. Es verlagert die Arbeit dahin, wo die Information entsteht: Der Unternehmer weiß als Erster, wer heimfährt, welcher Schein neu ist und was am Lkw klappert. Er trägt es selbst ein, ihr prüft und entscheidet. Und er sieht dabei nie mehr als seine eigenen Fahrer und Fahrzeuge.

Mehr zur Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern auf der Seite Partner-Zugang.