Montag kommt Lena zurück. Aber auf welchen Lkw?

Freitagnachmittag in der Disposition. Drei Fahrer gehen am Wochenende nach Hause, zwei kommen Montag zurück, einer davon nach drei Wochen Urlaub. Wo stand sein Lkw noch mal? Fährt den inzwischen ein anderer? Und der Unternehmer hat angerufen: Sein Fahrer will eine Woche früher heim, ein Kollege übernimmt.

Das steht dann auf einem Zettel, in einer Excel-Liste und im Kopf des Disponenten, der am Montag frei hat.

Ein Tag pro Zeile

Der Fahrerplaner in driverControl ist eine Tagestabelle. Jede Zeile ist ein Kalendertag, und darin steht:

• wer nach Hause geht, also seinen Lkw abgibt, und wo der Lkw abgestellt wird,
• wer zur Arbeit kommt und welchen Lkw er übernimmt,
• die Balance des Tages: Ankommende minus Gehende, grün oder orange,
• und für Rückkehrer ohne Lkw die Spalte Lkw zuordnen.

Ein Fahrzeugwechsel ist die dritte Art. Er zählt in der Balance ±0 und zeigt an der Karte das jeweils andere Kennzeichen, damit klar ist, dass hier niemand geht, sondern jemand umsteigt.

Welchen Lkw hatte er vor dem Urlaub?

Genau diese Frage beantwortet der Planer jetzt auf einen Blick. Schaltet ihr „Letztes Fahrzeug“ ein, steht auf der Karte jedes Rückkehrers, welchen Lkw er zuletzt gefahren ist. Mit „Letzter Abstellort“ kommt dazu, wo er ihn abgegeben hat. Fehlt noch der Lkw für die Rückkehr, steht in der Zeile ein gelbes „offen“: eine Aufgabe, kein Normalzustand.

Ob er denselben Lkw wiederbekommt, entscheidet ihr. Dafür gibt es in jeder Zeile den Knopf Verfügbare Fahrzeuge.

Wer ist an dem Tag frei?

Das Fenster zeigt alle Fahrzeuge, die an genau diesem Tag unbesetzt sind, mit „frei seit“, letztem Fahrer, Standort und wie viele Tage sie schon so stehen. Für einen Tag in der Zukunft rechnet FR8 dabei alle geplanten Einträge bis dahin mit ein, für einen vergangenen Tag zeigt es den damaligen Stand.

Oben stehen die ankommenden Fahrer, die noch keinen Lkw haben. Eine Karte auf eine Fahrzeugzeile ziehen genügt, und der Lkw ist im Entwurf hinterlegt.

Planen, bevor es passiert

Alles, was in der Zukunft liegt, ist ein Entwurf. Er lässt sich ändern, verschieben, löschen. Erreicht ein Eintrag seinen Tag, schreibt FR8 ihn fest: Die alte Fahrerzuordnung endet, die neue beginnt, der Lkw wird abgestellt oder übernommen, samt Anhänger. Wird dabei jemand verdrängt, erscheint das als eigene Karte, nichts verschwindet still.

Ein paar Dinge, die das im Alltag leichter machen:

• Ersatzfahrer am selben Tag: Bei der Heimfahrt ankreuzen, wer übernimmt. FR8 legt den passenden „Kommen“-Eintrag an und hält beide zusammen.
• Zweiter Fahrer: Kommt jemand auf einen besetzten Lkw, fragt FR8, ob er ablöst oder dazukommt, im Schichtbetrieb oder in Doppelbesatzung.
• Nachtragen: Stellt sich am Freitag heraus, dass der Wechsel schon Dienstag war, tragt ihr ihn für Dienstag ein. Die Zuordnung beginnt dann wirklich am Dienstag, und FR8 fragt, ob die Touren seitdem auf den neuen Fahrer umgeschrieben werden sollen. Bereits abgerechnete Touren bleiben unangetastet.

Und weil geplante Wechsel auch in der Vorplanung und im Board zu sehen sind, plant niemand mehr gegen den alten Fahrer: Wer freitags die Montagstour anlegt, bekommt den Montags-Fahrer eingetragen.

Der Unternehmer schlägt vor, ihr entscheidet

Fahren Subunternehmer mit fest besetzten Fahrzeugen für euch, wissen sie meist als Erste, wer wann heimfährt. Statt anzurufen, tragen sie den Wechsel im Unternehmerportal selbst ein: Fahrzeugwechsel, Heimfahrt oder Übernahme, mit Datum, Abstellort, Ersatzfahrer und einer Bemerkung an die Disposition.

Im Fahrerplaner erscheint das als lila umrandete Karte „Vorschlag · Firma“. Festgeschrieben wird ein Vorschlag nie von selbst. Eure Disposition übernimmt ihn, ändert ihn vor dem Übernehmen oder lehnt ihn ab, dann mit Begründung, die der Unternehmer sieht. Ein Zähler im Seitenkopf zeigt, wie viele Vorschläge offen sind.

Im Portal sieht der Unternehmer dann „wartet auf Freigabe“, „freigegeben“ oder „abgelehnt“. Niemand muss telefonisch nachfragen, ob es angekommen ist.

Unterm Strich

Fahrerwechsel sind Alltag, aber sie hängen an vielen kleinen Informationen: wer, wann, welcher Lkw, wo abgestellt, wer übernimmt. Der Fahrerplaner hält sie an einer Stelle, rechnet aus, welche Fahrzeuge an einem Tag frei sind, und erinnert sich, welchen Lkw ein Fahrer vor dem Urlaub hatte. Und die Unternehmer tragen ihren Teil selbst bei, ohne dass ihr die Kontrolle abgebt.

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