Fahrerkarte, ADR-Schein, Schlüsselzahl 95: Ausweisdokumente, die nicht still ablaufen

Ein Fahrer hat nicht nur einen Führerschein. Dazu kommen Fahrerkarte, Schlüsselzahl 95, oft ein ADR-Schein, bei vielen Fahrern Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, manchmal eine A1-Bescheinigung oder ein Staplerschein. Jedes Dokument hat sein eigenes Ablaufdatum, und keines davon meldet sich, bevor es abläuft.

In vielen Betrieben steht das in einer Excel-Liste, die einer pflegt, solange er Zeit hat. Auffallen tut der abgelaufene ADR-Schein dann bei der Kontrolle unterwegs.

Ihr legt fest, was zählt

Welche Dokumente ihr überwacht, bestimmt ihr. Jeder Dokumenttyp bekommt in der Globalen Konfiguration seine Einstellungen:

• Warntage: wie früh „Läuft bald ab“ gelten soll, Standard 30 Tage.
• Überwachung: ob ein fehlendes Dokument im Vollständigkeitsbericht und/oder im FR8 Monitor auftaucht.
• Für wen: für alle Fahrer oder nur für bestimmte Fahrerfirmen. Ein Aufenthaltstitel betrifft nicht jeden, und wer ihn nicht braucht, steht auch nicht als „unvollständig“ da.
• Gefahrgut: ob der Typ als ADR- oder erweiterter ADR-Nachweis gilt.

Beim Anlegen schlägt FR8 vor, um welche Art Dokument es sich handelt, etwa Fahrerkarte, Schlüsselzahl 95 oder Aufenthaltstitel. Darüber ordnet die KI später, etwa beim Anlegen eines Fahrers aus Dokumenten, jede Datei dem richtigen Dokumenttyp zu.

Auf einen Blick: Wer ist vollständig?

Der Bericht Dokumenten-Vollständigkeit ist eine Tabelle: Fahrer untereinander, Dokumente nebeneinander, jede Zelle grün, gelb oder rot, grau, wenn das Dokument fehlt, und ein Strich, wo es für diesen Fahrer nicht gilt. Daneben steht, für welche Firma der Fahrer fährt und auf welchem Lkw er gerade sitzt.

Gefiltert wird nach Firma oder nach „nur abgelaufene“, „nur bald ablaufende“, „nur fehlende“. Ein Klick auf die Zelle öffnet das hinterlegte Dokument, und die ganze Liste gibt es als Excel.

Der Fahrer lädt das Neue selbst hoch

Fehlt etwas, läuft etwas ab oder wurde etwas abgelehnt, sieht der Fahrer in der Fahrer-App den Hinweis „Ausweisdokumente prüfen“. Er fotografiert Vorder- und Rückseite mit dem Handy und schickt sie ab. Ohne Netz merkt sich die App den Upload und schickt ihn später. Die App spricht 13 Sprachen, sitzen zwei Fahrer auf einem Lkw, fragt sie, für wen hochgeladen wird.

Im Büro landet der Upload als Fahrer-Upload (in Prüfung). Der Prüfer sieht die Bilder nebeneinander, mit Fahrer, Fahrzeug und Uploadzeit.

• Annehmen geht erst, wenn Dokumentnummer und „Gültig bis“ eingetragen sind. Das alte Dokument wird dabei automatisch als ersetzt markiert.
• Ablehnen geht nur mit Begründung. Die sieht der Fahrer in der App und kann neu hochladen.

Die KI liest vor, der Prüfer entscheidet

Sobald ein Upload eintrifft, liest eine KI die Fotos: Name, Dokumentnummer, ausstellende Behörde, Klassen, Gültigkeit. Sie vergleicht den Namen mit dem Fahrer und das Ablaufdatum mit heute und schreibt eine kurze Einschätzung dazu.

Übernommen wird nichts von selbst. Die Ansicht heißt ausdrücklich „Vorschlag — Prüfer entscheidet“, jedes Feld lässt sich einzeln oder alles auf einmal übernehmen. Das Abtippen entfällt, die Entscheidung bleibt beim Menschen. Wer die Vorprüfung nicht möchte, schaltet sie ab.

Erinnern, bevor es zu spät ist

Ein Agent schickt die Übersicht per E-Mail, so oft ihr wollt, etwa jeden Montag:

• je Fahrer, an seine private Adresse,
• je Fahrerfirma, eine Sammelmail an die Kontakte, die ihr beim Unternehmer dafür markiert habt, nur mit dessen Fahrern,
• an eine feste Liste, zum Beispiel an Fuhrpark und Disposition.

Welche Fahrer, Firmen, Gruppen und Dokumenttypen dazugehören und ob nur fehlende, bald ablaufende oder abgelaufene Dokumente drinstehen, stellt ihr im Agenten ein. Den Text schreibt ihr selbst, mit Platzhaltern für Fahrerliste und Dokumentliste.

Unternehmer pflegen ihre Fahrer selbst

Fahren Subunternehmer für euch, sehen sie im Unternehmerportal die Dokumente ihrer eigenen Fahrer, mit eigener Vollständigkeitsübersicht, und laden fehlende selbst hoch. Standardmäßig geht auch das durch eure Prüfung, mit KI-Vorprüfung. Wer einem Partner vertraut, kann die Prüfung für das Portal abschalten.

Neuer Fahrer? Die Dokumente füllen das Formular

Beim Einstellen liegt meist ein Stapel auf dem Tisch: Führerschein, Ausweis, Fahrerkarte, Arbeitsvertrag. Mit Fahrer aus Dokumenten anlegen gebt ihr FR8 alle Dateien auf einmal. Die KI liest die Personendaten aus allen Dateien zusammen, ordnet jede Datei einem Dokument zu, Vorder- und Rückseite zusammen, und öffnet das ganz normale Fahrerformular, schon ausgefüllt.

Angelegt wird erst, wenn ihr speichert. Für jede Datei entscheidet ihr, ob sie als Ausweisdokument, nur in die Ablage oder gar nicht abgelegt wird. Steht im Führerschein die Schlüsselzahl 95, schlägt FR8 den Berufskraftfahrer-Nachweis gleich mit vor, samt Ablaufdatum.

Was die Dokumente sonst noch tun

• Gefahrgut: Plant die Disposition einen ADR-Auftrag auf einen Lkw, dessen Fahrer keinen gültigen ADR-Nachweis hat, warnt FR8 beim Einplanen.
• Verstöße: Wer eine Fahrerkarte mit Nummer hinterlegt, bekommt Lenkzeitverstöße mit dieser Kartennummer automatisch dem richtigen Fahrer zugeordnet, auch rückwirkend.
• Disposition und Fahrerakte: Ausgewählte Dokumente lassen sich als Spalte in der Disposition und als Hinweis im Fahrerdetail anzeigen.

Unterm Strich

Ausweisdokumente laufen nicht plötzlich ab, sie laufen still ab. FR8 macht sie laut: im Bericht, im Monitor, in der Fahrer-App und per Mail. Der Fahrer lädt das Neue selbst hoch, die KI liest es vor, und ihr entscheidet.

Wie das für den Führerschein läuft, steht im Beitrag Führerscheinkontrolle für Fahrer, die nie am Hof sind. Mehr zu driverControl auf der Seite driverControl.