Offene Touren: erst die eigenen Partner fragen, dann die Börse

Dienstag, 14 Uhr. Für morgen früh ist eine Tour reingekommen, die eigenen Fahrzeuge sind verplant. Also telefoniert die Disposition: Der erste Unternehmer geht nicht ran, der zweite will es sich überlegen, der dritte nennt einen Preis, den man erst einmal mit den anderen vergleichen müsste. Um 16 Uhr ist die Tour immer noch offen, und die Frachtenbörse ist die nächste Option.

Die Börse ist schnell. Aber sie bringt Partner, die ihr nicht kennt, und genau dort setzen die Phantomfrachtführer an, über die wir hier geschrieben haben.

Erst die, denen ihr vertraut

Mit Ausschreibungen bietet ihr offene Touren gezielt euren eigenen Geschäftspartnern an, in der Regel Unternehmern mit eigenen Fahrzeugen, mit denen ihr schon zusammenarbeitet. Jeder Partner hat einen eigenen Link. Dort sieht er die Touren, die ihr für ihn freigegeben habt, und gibt ein Gebot ab. Ihr vergleicht in FR8 und erteilt den Zuschlag.

Wer was bekommt, legt ihr fest: an alle freigegebenen Partner, an bestimmte Gruppen wie „Unternehmer Nord“ oder an einzelne Partner.

Ausschreiben aus der Disposition

Im Auftrag öffnet ihr den Reiter „Ausschreibung“ und wählt „An Geschäftspartner anbieten“. Dabei legt ihr fest:

• welche Teilstrecken angeboten werden, auch aus mehreren Aufträgen zu einem Paket (bis zu zehn),
• wer das Angebot sieht,
• bis wann Gebote möglich sind (Vorgabe vier Stunden),
• optional einen Maximalpreis, wahlweise für die Bieter sichtbar,
• optional einen Sofortpreis: Zu diesem Preis kann ein Partner die Tour direkt übernehmen, wer zuerst bestätigt,
• und eine Bemerkung, etwa zur Ladung.

Darunter zeigt die Vorschau „So sehen es die Bieter“ genau den Ausschnitt, den die Partner bekommen.

Was die Partner sehen, und was nicht

Ein Partner sieht, was er zum Kalkulieren braucht: PLZ und Ort jeder Station, Zeitfenster, Kilometer, Gewicht, Lademeter, Warenart und Anforderungen wie ADR, dazu eure Bemerkung, die Frist und gegebenenfalls den Maximalpreis.

Er sieht nie euren Auftraggeber, die Straßen, euren Verkaufspreis oder die Gebote der anderen. Er erfährt nicht einmal, dass es Angebote gibt, die nicht für ihn bestimmt sind. Die vollständigen Adressen bekommt erst der Gewinner mit dem Transportauftrag.

Die Gebotsseite ist fürs Handy gemacht und braucht keine Anmeldung. Der Partner gibt seinen Nettopreis ein, auf Wunsch Kennzeichen, frühestmögliche Ladezeit und eine Bemerkung. Solange nicht entschieden ist, kann er sein Gebot ändern oder zurückziehen.

Unternehmer mit Zugang zum Unternehmerportal finden dieselben Angebote dort unter „Ausschreibungen“, ohne extra Link.

Nur wer seine Nachweise hat

Fehlt einem Partner eine Pflicht-Genehmigung, etwa die Versicherungsbestätigung, oder ist sie abgelaufen, sieht er keine Angebote. Stattdessen zeigt ihm die Seite, welche Nachweise fehlen, mit dem Knopf „Nachweise hochladen“. Sobald euer Team sie genehmigt hat, sieht er die Angebote wieder. So bekommt niemand einen Zuschlag, dessen Papiere nicht stimmen.

Bescheid sagen, ohne Rundmail

Per „Angebotsmail senden“ bekommt jeder Partner mit offenen Angeboten eine Mail mit genau seinen Angeboten und seinem Link. Wer das nicht von Hand machen will, schaltet den Agenten „Ausschreibungen: Angebotsmail“ ein: Er verschickt werktags um 7 Uhr eine Mail, aber nur an Partner, für die seit der letzten Mail etwas Neues dazugekommen ist.

Zuschlag mit einem Klick

Sobald Gebote da sind, zeigt FR8 das an mehreren Stellen: in der Übersicht der Ausschreibungen mit dem niedrigsten Gebot, als Hammer-Symbol am Auftrag in der Disposition und als grünes Symbol in der Kopfleiste. Auf Wunsch kommt zu jedem neuen Gebot eine Benachrichtigung per Messenger, Mail oder Push.

Ein Klick öffnet die Gebotsübersicht: Bieter, Betrag, Fahrzeug, frühestmögliche Ladezeit, Bemerkung.

Zuschlag heißt: Preis prüfen oder anpassen, bestätigen. FR8 legt die Charter-Tour an, lehnt alle übrigen Gebote ab und öffnet den gewohnten Versanddialog für den Transportauftrag, oder verschickt ihn, wenn ihr das so eingestellt habt, sofort. Es ist derselbe Weg wie bei der normalen Charter-Disposition, nur ohne Abtippen. Wer möchte, schickt den übrigen Bietern gleich eine Absage. Die nennt weder den Gewinner noch den Preis.

Unterm Strich

Ausschreibungen machen aus dem Telefonmarathon einen Vergleich: Die Tour geht an die Partner, die ihr kennt, sie bieten auf dem Handy, ihr seht alle Gebote nebeneinander und vergebt mit einem Klick. Euer Auftraggeber bleibt dabei unsichtbar, und wer seine Nachweise nicht beisammen hat, bietet gar nicht erst mit.

Ausschreibungen sind ein Zusatzmodul von FR8. Mehr dazu auf der Seite tripControl.