Auftragserfassung

orderControl

Transportaufträge erfassen, ohne abzutippen.

Aufträge kommen per Datei-Import samt Änderungserkennung, per KI aus dem PDF, aus Vorlagen, automatisch im Wochenplan oder direkt vom Kunden über das Portal. Aus dem Auftrag werden in der Disposition die Touren und am Ende die Abrechnung.

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FR8 orderControl: KI-Erfassung mit dem Auftrags-PDF links und den erkannten Daten rechts

Aus dem Alltag

Kennt ihr das?

Das PDF wird abgetippt

Adressen, Zeitfenster, Sendungen, Preis von Hand in die Maske. Und die Klausel im Kleingedruckten liest keiner.

Der Tourenplan kommt zum dritten Mal

Mit Änderungen. Welche Tour hat sich geändert, ist sie schon beim Fahrer? Am Ende stehen Dubletten im System.

Jeden Montag dieselben Aufträge

Gleicher Kunde, gleiche Stationen, nur das Datum ist anders. Und trotzdem wird alles neu angelegt.

Die Tour ist untervergeben, die Papiere fehlen

Der Subunternehmer bestätigt am Telefon, die CMR kommt irgendwann, und ob Originale nötig sind, steht nur im Auftrag.

Funktionen

Fünf Wege zum Auftrag, keiner davon heißt Abtippen.

Auftrag in der Ansicht Disposition zuerst

Der Auftrag: so viel wie nötig, so wenig wie möglich

Ein Auftrag besteht aus einer oder mehreren Teilstrecken mit Be- und Entladestelle, Zeitfenstern und Sendungen. Pflicht sind nur Datum, Auftraggeber und die erste Teilstrecke. Jeder sieht den Auftrag in der Ansicht, die zu seiner Arbeit passt.

Drei Ansichten: Disposition zuerst, Abrechnung zuerst oder klassisch, persönlich wählbar
Sendungen mit Packstücken, Gewicht, Maßen, Stellplätzen und Lademetern
Gefahrgutstufe und Fahrzeuganforderungen, die der Fahrzeugvorschlag berücksichtigt
Route und Maut automatisch berechnet, auf Wunsch auch die Fracht
Herkunft auf einen Blick: von Hand, Vorlage, Import, KI, Kundenportal oder Angebot

Auftragsimport: Tourenpläne einlesen statt abtippen

Tourenpläne eurer Auftraggeber kommen als XML oder CSV. FR8 ordnet die Fahrzeuge über Kennzeichen und Aliase zu, legt auf Wunsch direkt die Tour an und erkennt den Auftraggeber am Aufbau der Datei.

Vorschau mit Ampel: neu, geändert, Duplikat, Fahrzeug erkannt oder nicht. Erst „Import starten“ legt an
Mehrere Auftraggeber in einem Lauf, der Import läuft im Hintergrund
Auf Wunsch holt ein Agent die Dateien in festen Abständen selbst vom FTP-Server
Import-Historie mit Analyse je Zeile und der Originaldatei zum Download
Aufträge aus dem SAP-Netzwerk (BN4L) werden nach Bestätigung automatisch zu FR8-Aufträgen

Erkannte Auftraggeber-Forderungen als Aufgaben mit Frist

KI-Erfassung: vom PDF zum Auftrag, inklusive Kleingedrucktem

FR8 liest Auftrags-PDFs aus und legt einen Entwurf zur Prüfung an, links das Original, rechts die vorbefüllten Felder. Ein zweiter Durchgang findet Sonderforderungen des Auftraggebers und macht daraus auf Wunsch Aufgaben mit Frist.

Auftraggeber-Vorschlag aus euren Geschäftspartnern, Stationen mit Sendungen, Frachtpreis, Gefahrgut, Fahrerkommentar
Erkannt werden Nachweispflichten, Gegenzeichnungsfristen, Kundenschutz und Vertragsstrafen
Erkennt auch, wenn Original-Ablieferbelege verlangt werden
Eingang per Upload, vom Scanner per Mail oder direkt aus einer Kundenmail im ResponseDesk
Angelegt wird nichts ohne eure Bestätigung

Vorlagen und zyklische Vorlagen: Wiederkehrendes läuft von selbst

Eine Auftragsvorlage speichert alles, was immer gleich ist, mit Datumsvariablen statt festen Daten: morgen, nächster Montag. Die zyklische Vorlage ist der Wochenplan dazu und erzeugt die Aufträge automatisch.

Serien von bis zu 50 Aufträgen mit Vorschau der Termine, Wochenende auf Wunsch übersprungen
Vorlage aus einem bestehenden Auftrag erzeugen
An eine feste Tour gebunden: Ausfälle aus dem Ausnahmekalender berücksichtigt, Preis frisch aus der Linie
Ist ein Lkw hinterlegt, entsteht die Tour gleich mit, Fahrer und Anhänger aus der Zuordnung am Tourtag

Charter: Untervergabe mit Unterschrift, Ist-Zeiten und Belegen

Wird eine Tour an einen Frachtführer vergeben, begleitet FR8 den ganzen Ablauf. Der Partner bekommt einen Link, unterschreibt, meldet Ist-Zeiten und lädt die Frachtpapiere hoch. Die Charter-Übersicht zeigt je Tour, ob sich die Vergabe rechnet.

Charter-Portal ohne Login im Design eurer Firma, die Unterschrift ist die verbindliche Auftragsbestätigung
Störung im Portal gemeldet: In der Disposition entsteht sofort ein Ticket
Belege Datei für Datei prüfen, Ablehnen mit Grund, der Partner lädt nach
Bilanz je Tour: Fracht gegen eure Vergütung, grün oder rot
Auf Wunsch erinnert ein Agent an fehlende Unterschrift, Ist-Zeiten und Belege

Auswertung offener Original-Ablieferbelege

Original-Ablieferbelege und saubere Änderungen

Viele Auftraggeber rechnen nur gegen Originalpapiere ab. FR8 merkt sich das je Auftraggeber, zeigt es am Auftrag und wertet offene Originale aus.

Einmal am Auftraggeber eingestellt, gilt es für alle neuen Aufträge, egal woher
Auswertung „Originale offen“ mit Export, beim Verchartern schon vorbelegt
Ändern sich Zeiten an einem verplanten Auftrag, fragt FR8. Touren beim Fahrer werden nie still geändert
Stornieren statt Löschen, mit Pflichtgrund und Wiederherstellen

Freigeschaltete Funktionen des Kundenportals FR8 Connect

Kundenportal FR8 Connect

Eure Kunden bekommen auf Wunsch einen eigenen Zugang. Sie sehen ihre Touren mit Ortung, reichen Aufträge selbst ein und schreiben direkt der Disposition, statt anzurufen.

Je Kunde einzeln freischaltbar
Eingereichte Aufträge erscheinen als „Neu durch Kunde“ und werden bestätigt oder abgelehnt
Verladeprotokolle und Kennzeichenmeldungen live im Portal

Änderungen statt Duplikate

Der Tourenplan kommt neu? Einfach noch mal einlesen.

Schickt euer Auftraggeber den Plan erneut, vergleicht FR8 jeden Auftrag Feld für Feld mit dem, was schon im System ist. Der bestehende Auftrag wird aktualisiert, die disponierte Tour zieht auf Wunsch mit. Keine Dubletten, kein Zeilenvergleich von Hand.

Vorschau mit Änderungsliste

Was neu, geändert oder unverändert ist, steht vor dem Import in Klartext da.

Tour zieht mit

Stationen, Zeiten und Kommentare werden in der Tour nachgeführt, ihr Status bleibt. Der Fahrer bekommt „Tour geändert“.

Abweichungen gemeldet

Meldet der Plan ein anderes Fahrzeug, zeigt der Control Tower das an. FR8 disponiert nie selbst um.

Nichts verschwindet

Fehlt ein Auftrag im nächsten Import, markiert FR8 ihn als „nicht mehr im Import“. Gelöscht wird nie automatisch.

Jede Entscheidung steht im Protokoll. Auf Wunsch läuft das Ganze vollautomatisch per FTP-Agent.

Vernetzt

Hängt zusammen mit …

KI in orderControl

Alles optional und einzeln zuschaltbar. Wie KI in FR8 funktioniert →

Auftrags-PDF auslesen

Auftraggeber, Stationen, Termine, Frachtpositionen und Gefahrgut in einen prüfbaren Entwurf.
Compliance-Scan

Sonderforderungen und Vertragsstrafen finden und als Aufgabe mit Frist vorschlagen.
Dokumenttyp erkennen

Die KI-Poststelle erkennt, dass ein Dokument ein Auftrag ist, und leitet es in die Erfassung.
Fahrerkommentar übersetzen

Der Kommentar zum Auftrag erscheint in der Fahrer-App zusätzlich in der Sprache des Fahrers.

Unterm Strich

Zeit: Aufträge entstehen per Import, KI, Vorlage, Wochenplan oder Kundenportal statt per Abtippen.
Risiko: Sonderforderungen und Vertragsstrafen werden zur Aufgabe mit Frist, offene Originale ausgewertet.
Kontrolle: Nichts passiert still. Änderungen, Abweichungen und Stornos stehen im Protokoll.
Marge: Die Charter-Übersicht stellt Kosten und eigene Vergütung je Tour gegenüber.

Demo-Zugang vormerken Demo ab Ende 2026, Release Anfang 2027.

Die KI-Erfassung gehört zur KI-Poststelle, einem Zusatzmodul, das gesondert abgerechnet wird.