Ein Login für den Auftraggeber: das Kundenportal FR8 Connect

„Habt ihr meinen Auftrag bekommen?“, „Wann ist die Tour von gestern angekommen?“, „Mit welchem Kennzeichen kommt ihr morgen?“ Viele Fragen von Auftraggebern sind keine Fragen, sondern Nachschlagen. Nur kann der Kunde nirgends nachschlagen, also schreibt er der Disposition.

Mit FR8 Connect bekommt euer Auftraggeber einen eigenen Zugang zu euch. Er meldet sich an, sieht seine Touren, reicht neue Aufträge ein und schreibt direkt mit der Disposition. Was davon er nutzen darf, legt ihr fest, Kunde für Kunde.

Was der Kunde im Portal sieht

Oben stehen euer Logo und euer Name, darunter „FR8 Connect“. Die Startseite zeigt eine Kachel je Bereich. Das Portal gibt es auf Deutsch und Englisch, der Kunde wechselt oben mit einem Klick.

Seine Touren, mit Stationen und Ortung

Unter Touren stehen alle Touren, auf denen einer seiner Aufträge fährt, nach Tag gruppiert, die letzten 30 Tage bis heute. Jede Zeile zeigt Tournummer, Status und Kennzeichen.

Im Tourdetail sieht er die Route auf der Karte und jede Station mit geplanten und tatsächlichen Zeiten, immer mit Tag, damit auch eine Nachtankunft eindeutig ist. Solange eine Station noch nicht erreicht ist, steht dort die voraussichtliche Ankunft, bei Verspätung mit den Minuten dahinter. Rund um die Tour zeigt der Kasten Aktuelle Ortung, wo das Fahrzeug gerade ist. Außerhalb dieses Zeitfensters, standardmäßig drei Stunden vor dem Start bis drei Stunden nach dem Ende, bleibt die Position verborgen.

Liegen an der Tour Ablieferbelege oder andere Dokumente, öffnet der Kunde sie ganz unten per Klick.

Aufträge einreichen und verfolgen

Unter Aufträge erfasst der Kunde neue Transporte selbst: Auftragsdatum, Lade- und Entladestelle mit Datum, auf Wunsch Ladung und eine Bemerkung an die Disposition. Mehr braucht es nicht, den Rest ergänzt ihr bei der Prüfung.

Darunter listet Meine Aufträge alles, was er bei euch hat, mit dem aktuellen Stand: neu und in Prüfung, bestätigt, disponiert, beim Fahrer, unterwegs, durchgeführt, abgerechnet oder abgelehnt. Die Frage „Habt ihr meinen Auftrag?“ beantwortet sich damit selbst. Ändern kann er einen eingereichten Auftrag im Portal nicht, dafür gibt es den Chat.

Verladeprotokolle und Kennzeichenmeldungen

Wer heute schon Verladeprotokolle oder Kennzeichenmeldungen per Mail an seine Auftraggeber schickt, kann sie zusätzlich im Portal zeigen. Der Kunde sieht dort nach Tag geordnet die Tagesprotokolle mit Plan- und Ist-Zeiten und die Meldungen, mit welchem Lkw, Anhänger und Fahrer seine Touren fahren. Das Portal zeigt den Stand live, also schon während der Tag läuft und bevor ihr die Meldung versendet. Eure interne Bemerkung steht dort nicht, nur die für den Kunden.

Chat mit der Disposition

Der Chat verbindet den Kunden direkt mit einem Disponenten, eins zu eins. Er wählt aus, wem er schreibt, hängt bei Bedarf Dateien an und bekommt Antworten sofort angezeigt, auf Wunsch auch als Browser-Benachrichtigung. Bei euch läuft das im normalen Messenger, der Kunde erscheint dort mit seiner Firma in Klammern. Gruppen oder Chats mit Fahrern gibt es im Portal nicht.

Was der Kunde nicht sieht

Das Portal zeigt dem Kunden seine Sicht auf eure Arbeit, nicht eure Arbeit.

• Keine Preise. Weder Verkaufspreise noch Einkaufspreise noch Rechnungen tauchen im Portal auf.
• Keine anderen Auftraggeber. Fährt seine Sendung auf einer Sammeltour mit, sieht er nur seine eigenen Lade- und Entladestellen, seine eigenen Auftragsnummern und nur die Belege, die zu seinen Stationen gehören. Vertrauliche Dokumente erscheinen nie.
• Keine internen Notizen. Interne Bemerkungen im Verladeprotokoll bleiben bei euch.
• Keine Charter-Touren. Was ihr an einen Frachtführer vergeben habt, erscheint nicht im Portal.

Die Prüfung, ob ein Kunde etwas sehen darf, läuft auf dem Server bei jeder einzelnen Abfrage. Ein Bereich, den ihr nicht freigeschaltet habt, ist für den Kunden also nicht nur ausgeblendet, sondern gesperrt.

So steuert ihr es in FR8

Zugang freischalten

Das Portal hängt am Geschäftspartner. Öffnet den Auftraggeber und wechselt auf den Reiter Kundenportal. Dort setzt ihr den Haken Portal-Zugang aktiviert und wählt einzeln aus, was dieser Kunde bekommt: Touren, Chat, Aufträge, Verladeprotokolle, Kennzeichenmeldungen. Ihr könnt alles vorbereiten und den Zugang erst später scharfschalten.

Im selben Reiter legt ihr unter Portal-Accounts die Logins an, mit Name, E-Mail und Start-Passwort, auch mehrere je Kunde. Ein Konto lässt sich deaktivieren, ohne es zu löschen, und ein neues Passwort vergebt ihr dort ebenfalls. Der Kunde meldet sich über eure normale FR8-Anmeldeseite an. Wer Portalzugänge verwalten darf, regelt ein eigenes Recht.

Touren freigeben, oder gerade nicht

Touren müsst ihr nicht einzeln freigeben. Sobald das Portal aktiv ist, sieht der Kunde jede Tour, auf der einer seiner Aufträge liegt. Soll eine bestimmte Tour dort nicht auftauchen, öffnet ihr in der Disposition Tour freigeben. Hat der Auftraggeber einen Portalzugang, steht oben ein Hinweis mit dem Haken Diese Tour im Kundenportal ausblenden. Dasselbe gibt es für einzelne Aufträge direkt im Auftrag.

„Neu durch Kunde“ in der Auftragsliste

Ein Auftrag aus dem Portal landet in eurer normalen Auftragsliste mit dem Status Neu durch Kunde, über den Statusfilter schnell zu finden. Im Auftrag zeigt eine Box, dass er aus FR8 Connect kommt, samt Bemerkung des Kunden:

• Bestätigen macht daraus einen ganz normalen ungeplanten Auftrag, den ihr wie gewohnt disponiert.
• Ablehnen storniert ihn, mit Pflicht-Begründung.

Nichts, was der Kunde einreicht, wird ohne euch zur Tour. Der Kunde sieht im Portal, ob ihr bestätigt oder abgelehnt habt.

Portal oder Tracking-Link?

Für einzelne Touren gibt es in FR8 auch den Tracking-Link: eine Seite ohne Anmeldung für genau eine Tour, die nach einigen Tagen abläuft. Er passt für Empfänger, die einmal wissen wollen, wann der Lkw kommt. Wie er funktioniert, steht im Beitrag „Wo ist der Lkw gerade?“.

FR8 Connect ist das Gegenstück für Auftraggeber, mit denen ihr dauerhaft arbeitet: ein Login für alle Touren, dazu Aufträge, Protokolle und Chat. Beide zeigen Karte, Stationen und Ortung im selben Zeitfenster. Für eine Tour eines Portal-Kunden könnt ihr zusätzlich einen Einzellink erstellen, etwa für die Entladestelle.

Unterm Strich

Ein großer Teil der Mails von Auftraggebern sind Fragen, deren Antwort schon in FR8 steht. FR8 Connect lässt den Kunden selbst nachsehen: Touren mit Ortung, Status seiner Aufträge, Protokolle und Kennzeichen. Was er sehen darf, schaltet ihr je Kunde frei, und was er einreicht, wird erst durch eure Bestätigung zum Auftrag.

Mehr zum Kundenportal auf der Seite Partner-Zugang.