„Wo ist der Lkw gerade?“ Ein Link statt drei Rückrufe

„Wann kommt der Lkw?“ Die Frage kommt per Mail, per Telefon, manchmal beides. Die Disposition öffnet das GPS, sucht das Fahrzeug, schätzt die Fahrzeit, ruft zurück. Eine Stunde später fragt der Kunde wieder, weil er die Rampe planen muss.

Dabei hat die Disposition die Antwort längst. Sie steht nur an einer Stelle, an die der Kunde nicht herankommt.

Die ETA steht schon im Tourdetail

Mit dem GPS-Modul zeigt FR8 im Kopf jeder Tour eine GPS-Pille: grün, wenn das Fahrzeug Daten liefert. Ein Klick und „ETA berechnen“ rechnet von der aktuellen Position zur nächsten noch nicht erreichten Station, nicht stur zur ersten. Daneben steht der Vergleich mit der Planzeit: pünktlich, so viele Minuten zu früh oder zu spät.

Auf Wunsch rechnet FR8 die ETA alle 30 Minuten neu, bis der letzte Stopp erreicht ist. Woran FR8 erkennt, dass eine Station erledigt ist: an der gemeldeten Ist-Zeit oder an der Position. Aus einer bloß verstrichenen Planzeit schließt FR8 dagegen nie, dass der Lkw schon da war. Ein verspäteter Lkw bleibt verspätet.

Und dann bekommt der Kunde einen Link

Im Tourdetail öffnet „Tour freigeben (Kunden-Tracking)“ einen Dialog mit einem fertigen Link. Den kopiert ihr in eine Mail, oder ihr schickt ihn direkt aus FR8 an die Kontakte des Auftraggebers, mit eurer eigenen Vorlage.

Der Link ist bewusst befristet:

• Er gilt sieben Tage, dann ist er abgelaufen.
• Je Tour gibt es einen aktiven Link. Wer ihn zweimal erzeugt, bekommt denselben, nicht einen zweiten.
• „Link deaktivieren“ schaltet ihn sofort ab, etwa wenn er an die falsche Adresse ging.
• „Tracking stoppen“ nimmt nur die Live-Position heraus, der Rest bleibt sichtbar.

Hat das Fahrzeug gar keine GPS-Anbindung, warnt FR8 schon beim Erzeugen. Der Link funktioniert dann trotzdem, nur ohne Karte mit Lkw und ohne ETA.

Was der Kunde sieht

Der Kunde öffnet den Link ohne Anmeldung, im Browser, auch auf dem Handy. Er sieht eine Seite in eurem Firmen-Branding mit:

• Tournummer, seiner eigenen Auftragsnummer, geplantem Start und Ende,
• einer Karte mit der Route und, im Zeitfenster, der Live-Position des Lkw samt Kennzeichen,
• allen Stationen mit geplanter und tatsächlicher Ankunft und Abfahrt, jeweils mit Tag, und der GPS-ETA samt „+N min“ bei Verspätung,
• den Dokumenten, die ihr freigegeben habt,
• und euch als Ansprechpartner.

Die Seite aktualisiert sich jede Minute von selbst. Der Kunde muss nicht neu laden und schon gar nicht anrufen.

Was er nicht sieht

Den Namen und die Telefonnummer des Fahrers, Preise, interne Kommentare und andere Touren. Dokumente sind am Anfang keine freigegeben. Ihr wählt einzeln aus, was er sehen darf, zum Beispiel den Ablieferbeleg, oder gebt alle frei, auch die, die erst noch kommen.

Live-Position nur, solange es ihn etwas angeht

Die Position des Lkw zeigt die Seite nur in einem Zeitfenster rund um die Tour: standardmäßig von drei Stunden vor dem geplanten Start bis drei Stunden nach dem geplanten Ende. Ist der Lkw verspätet, verlängert sich das Fenster, höchstens bis zwölf Stunden nach Plan. Danach sieht der Kunde, wo der Lkw war, aber nicht mehr, wo er gerade ist. Das Zeitfenster stellt ihr in der Globalen Konfiguration ein.

Direkt aus der Kundenanfrage

Kommt die Frage per Mail im ResponseDesk an, muss niemand erst in die Tour wechseln. Ist der Anfrage eine Tour zugeordnet, steht im Antwortfenster der Block „Tracking-Link“. Ein Klick auf „Link in die Antwort einfügen“ hängt einen Satz mit dem Link an euren Text, den ihr danach frei umformulieren könnt.

Daneben steht an jeder Tour der Anfrage ein kleiner Knopf GPS, der dieselbe ETA-Ansicht öffnet wie im Tourdetail. Sieht die Mail nach einer Ankunftsfrage aus, ist er grün hervorgehoben. So hat die Disposition die Antwort, und der Kunde den Link, um sie beim nächsten Mal selbst nachzusehen.

Unterm Strich

Die Frage „Wann kommt der Lkw?“ lässt sich nicht abschaffen. Aber sie muss nicht dreimal am Tag bei der Disposition landen. FR8 rechnet die Ankunft aus der Live-Position, zeigt sie im Tourdetail und gibt dem Kunden einen befristeten Link, auf dem er Stationen, Zeiten und Lkw selbst verfolgt. Ohne Fahrernamen, ohne Preise, und nur so lange, wie es um seine Tour geht.

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