„Wo bleibt die Abfahrtszeit?“ Der KI-Dispatcher fragt beim Fahrer nach

In der Disposition ist vieles Nachfragen. Die Abfahrtszeit fehlt in der Tour. Der Lkw steht seit zwei Stunden an der Rampe. Seit einer halben Stunde kommt keine GPS-Position. Nach Tourende fehlen noch zwei Lieferscheine. Jede einzelne Frage ist schnell gestellt, aber zusammen sind es Dutzende am Tag, und die Antworten müssen danach noch jemand eintragen.

Genau diese Arbeit übernimmt der KI-Dispatcher. Er beobachtet laufende Touren, schreibt dem Fahrer im normalen Fahrer-Chat, liest die Antwort und trägt ein, was eindeutig ist. Was nicht eindeutig ist, legt er euch als Vorschlag hin. In FR8 heißt er intern Jarvis, so steht es auch im Menü und als Absender im Chat.

Der KI-Dispatcher ist als Beta verfügbar: Er funktioniert und wird weiter getestet.

Was der KI-Dispatcher erkennt

Alle fünf Minuten schaut der KI-Dispatcher auf die Fahrzeuge mit laufender Tour. Er sucht nach Lagen, in denen sonst jemand aus dem Büro zum Telefon greifen würde:

Jeder Anlass lässt sich einzeln abschalten, jede Schwelle anpassen. Das Erkennen selbst ist feste Regel-Logik, keine KI. Die KI kommt erst ins Spiel, wenn es darum geht, die Nachricht zu formulieren und die Antwort zu lesen.

Ein paar Fälle meldet der KI-Dispatcher bewusst nicht: Fahrzeuge ohne GPS-Anbindung, etwa Leihfahrzeuge, gelten nie als „ohne GPS“. Fällt die GPS-Quelle für fast die ganze Flotte aus, gibt es eine einzige Störungsmeldung statt hundert Einzelfälle. Touren, deren Planzeit mehr als zwölf Stunden zurückliegt, holt er nicht aus dem Archiv, und Charter-Touren wertet er nicht aus.

Erst zuschauen, dann schreiben

Der KI-Dispatcher startet im Schattenbetrieb. Er erkennt, formuliert die Nachricht, die er schicken würde, und schreibt sie in die Liste der Erkennungen. Gesendet wird nichts. Die Transportüberwachung sieht dort je Zeile, was der KI-Dispatcher gesehen hat, was er schreiben würde und ob sich die Lage inzwischen erledigt hat. Mit ✓ und ✗ bewertet ihr, ob die Nachfrage berechtigt gewesen wäre.

Im Reiter „Szenarien“ sind ähnliche Erkennungen zusammengefasst, etwa „Fehlende Ist-Daten: Abfahrtszeit“ oder „Kein GPS“. Je Szenario seht ihr bis zu drei Beispiele und entscheidet:

• Freigeben: Der KI-Dispatcher darf in diesem Szenario schreiben.
• Änderung erbitten: Ihr beschreibt, was anders sein soll, zum Beispiel „nicht nach dem Grund fragen, nur nach der neuen Ankunftszeit“. Der Hinweis gilt für jeden weiteren Entwurf, das Szenario bleibt gesperrt.

Erst wenn ihr in den Einstellungen die Betriebsart „Aktiv“ wählt, schreibt der KI-Dispatcher, und auch dann nur in freigegebenen Szenarien. Alles andere bleibt im Schattenbetrieb.

Wie der KI-Dispatcher schreibt

Der KI-Dispatcher schreibt im normalen Fahrer-Chat des Fahrzeugs, kurz, mit Vornamen und einer konkreten Frage. Wo es passt, nennt er eine Frist: „Wenn ich bis 12:30 nichts von dir höre, gehe ich davon aus, dass …“. Beim Absender steht ein kleines KI-Zeichen, im Messenger, im Board und in der Fahrer-App. So weiß jeder, dass hier kein Kollege getippt hat.

Die Nachricht geht in der Sprache des Fahrers raus, übersetzt auf demselben Weg wie jede Nachricht der Disposition. Im Büro steht die deutsche Fassung darunter.

Damit das nicht zu viel wird, gelten feste Schutzregeln:

• höchstens vier Nachrichten des KI-Dispatchers je Fahrzeug in 24 Stunden,
• hat ein Mensch in der letzten Stunde in den Chat geschrieben, schweigt der KI-Dispatcher zu diesem Anlass,
• solange eine Frage unbeantwortet ist, stellt er keine neue,
• bei einer Verspätung fragt zuerst die Fahrer-App mit ihrem Dialog „Ich bin pünktlich / Ich komme später“. Der KI-Dispatcher schreibt frühestens 15 Minuten danach, und nur, wenn der Fahrer dort nicht geantwortet hat.

In der Liste steht bei jeder Erkennung, ob die Nachricht rausging und wenn nicht, warum.

Was mit der Antwort passiert

Antwortet der Fahrer, liest der KI-Dispatcher die Antwort, in jeder Sprache, auch kurz oder mit Tippfehlern. Was eindeutig ist, erledigt er selbst, der Rest landet als Vorschlag bei euch:

• Ankunfts- und Abfahrtszeiten trägt er an der betroffenen Station ein, wenn das Feld leer ist und die Zeit höchstens 29 Minuten nach der Soll-Zeit liegt. Eine schon eingetragene Zeit überschreibt er nie. Spätere Zeiten stehen in der Liste mit dem Knopf „Übernehmen“.
• Meldet der Fahrer ein Problem, etwa „Rampe zu, warte seit zwei Stunden“, legt der KI-Dispatcher einen internen Störfall an, mit Art, Grund und geschätzter Verspätung. Gibt es zur Tour schon einen offenen Störfall, hängt er die Antwort dort an. Der Fahrer bekommt eine Bestätigung mit der Vorgangsnummer. Wer das nicht möchte, schaltet es ab, dann bleibt es beim Vorschlag mit vorbelegtem Dialog.
• Containernummern und Belege übernimmt er ohne Klick, wenn die Zuordnung eindeutig ist: Die Frage galt genau einer Station bzw. genau einer Tour, und bei Belegen ist sich die Belegerkennung sicher. Für Belege braucht ihr die KI-Fakturierung.
• Ist alles da, was auch „Tour beenden“ in der Fahrer-App verlangt, schließt der KI-Dispatcher die Tour für den Fahrer ab. Fehlen nur die Belege, fragt er einmal nach. Sagt der Fahrer, es gibt keine, wird das an der Tour vermerkt.
• Kommt bis zur Frist keine Antwort, steht das in der Liste. An der Tour ändert sich dadurch nichts.

Wie der Störfall danach weiterläuft, steht im Beitrag Wenn auf der Tour etwas schiefgeht.

Nach der Tour: Erinnern statt hinterhertelefonieren

Ein großer Teil der Nacharbeit passiert, wenn die Tour schon vorbei ist. Der KI-Dispatcher erinnert frühestens zwölf Stunden nach Tourende an das, was fehlt: Belege zu Stationen ohne Papiere, nicht eingetragene Zeiten, Containernummern, gemeldete Paletten. Eine Nachricht je Tour, mit Tournummer und Datum, in der Sprache des Fahrers. Höchstens dreimal, im Abstand von 24 Stunden.

Daneben hakt er bei Dingen nach, die nichts mit der laufenden Tour zu tun haben:

• Fahrerdokumente und Führerscheinkontrolle, wenn der Fahrer den Hinweis in der Fahrer-App ignoriert. Schickt er ein Foto in den Chat und ist genau ein Punkt offen, legt der KI-Dispatcher es selbst ab.
• Vorwarnung vor Ablauf eines Dokuments, 90, 30 und 7 Tage vorher.
• Werkstatttermin ohne Beleg: zwölf Stunden nach dem Termin bittet er um ein Foto, das direkt am Termin landet.
• Serviceabweichungen: Passt eine gemeldete Prüffrist nicht zum hinterlegten Wert, fragt er, welcher stimmt.
• Fehlende Abfahrtskontrolle: an Prüftagen, frühestens eine Stunde nach dem Beginn der ersten Tour und nicht vor acht Uhr, einmal je Lkw und Tag.

Bleibt der Fahrer nach der eingestellten Zahl von Erinnerungen stumm, schreibt der KI-Dispatcher nicht weiter, sondern legt einen Eintrag „Keine Reaktion nach den Erinnerungen“ an. Dann ist ein Anruf dran.

Der Fahrer fragt zurück

Der Weg geht auch andersherum. Beginnt eine Nachricht mit dem Namen des KI-Dispatchers oder tippt der Fahrer in der Fahrer-App auf den Knopf zum Fragen, antwortet der KI-Dispatcher im selben Chat:

• zu Abläufen wie Tanken, Panne oder Ladestellen, aus den Fahrer-Dokumenten, die ihr für Fahrer freigegeben habt, mit dem Titel als Quelle,
• zur eigenen Tour: nächste Station, geplante Zeit, Verspätung,
• zur PIN der Tankkarte oder zur PUK der SIM-Karte, nur wenn ihr das freigegeben habt, und jeder Abruf wird protokolliert.

Das interne Wiki der Disposition liest der KI-Dispatcher für Fahrer nie. Findet er nichts, sagt er das und verweist an die Disposition, statt zu raten. Es gibt kein eigenes Chatfenster: Jeder mit Zugang zum Fahrer-Chat liest mit.

Wo der KI-Dispatcher stehen bleibt

• Nur der Fahrer-Chat. An Kunden oder Auftraggeber schreibt der KI-Dispatcher nie, auch nicht beim Störfall.
• Kein Überschreiben. Eingetragene Zeiten und belegte Felder bleiben, wie sie sind.
• Bei Unklarheit ein Vorschlag. Mehrere passende Stationen, ein später Zeitpunkt, ein Anhänger, der nicht eindeutig zu finden ist: Das entscheidet ein Mensch per Klick.
• Jede Automatik ist abschaltbar: Störfall anlegen, Belege und Container übernehmen, Tour abschließen. Jeder Anlass und jede Nachfrage einzeln.
• Nachvollziehbar. Was der KI-Dispatcher einträgt, steht mit KI-Zeichen am Feld und im Tour-Logbuch, Erinnerungen an Dokumente im Logbuch des Fahrers.

Einschalten

Der KI-Dispatcher ist ein Zusatzmodul. Ist es für euch gebucht, erscheint unter Globale Konfiguration → KI-Funktionen die Kachel „KI-Tourenüberwachung“. Standard ist aus, und eingeschaltet startet der KI-Dispatcher im Schattenbetrieb. Den Grundauftrag an die KI seht und ändert ihr im selben Dialog. Die Erkennungen und Szenarien findet ihr danach unter tripControl.

Der empfohlene Weg ist der, den das Produkt vorgibt: ein paar Tage zuschauen, bewerten, Schwellen anpassen, dann Szenario für Szenario freigeben und auf „Aktiv“ stellen.

Unterm Strich

Der KI-Dispatcher nimmt der Disposition die vielen kleinen Nachfragen ab und trägt die Antworten gleich ein. Er schreibt erst, wenn ihr seine Entwürfe gesehen und freigegeben habt, bleibt im Fahrer-Chat und überlässt alles Unklare euch.

Wie die Übersetzung im Fahrer-Chat funktioniert, steht im Beitrag Der Fahrer schreibt Rumänisch, die Disposition liest Deutsch. Alle KI-Funktionen von FR8 findet ihr auf der Seite KI in FR8.