HU, SP, Tacho, Wartung: Servicetermine, die sich selbst fortschreiben

Ein Lkw hat nicht einen Prüftermin, er hat mehrere. Die Hauptuntersuchung jedes Jahr, die Sicherheitsprüfung dazwischen, alle zwei Jahre die Tachoprüfung, dazu die Wartung nach Herstellervorgabe, mal nach Monaten, mal nach Kilometern. Jede Frist hat ihre eigene Regel, und bei dreißig Fahrzeugen sind das schnell über hundert Termine im Jahr.

Gepflegt wird das oft in einer Tabelle oder an der Wandtafel. Auffallen tut die überzogene SP dann, wenn der Fahrer auf dem Hof steht und auf das Plakettenschild zeigt.

Ihr legt die Regel fest, FR8 rechnet

In der Globalen Konfiguration legt ihr Serviceintervalle an, also die Regeln, wann welche Prüfung fällig wird. Für den Start gibt es Vorlagen:

• HU: jährlich, monatsbasiert. Wie bei der Plakette zählt der Monatsletzte.
• SP: an die HU gekoppelt, sechs Monate danach. Zieht ihr die HU vor, wandert die SP mit.
• Tachoprüfung nach §57b: alle 24 Monate, taggenau ab der letzten Prüfung.
• Wartung / Inspektion: nach Monaten oder nach Kilometern, je nachdem, was zuerst eintritt.

Eigene Terminarten wie UVV-Prüfung oder Ladebordwand legt ihr genauso an, mit freiem Namen. Den Kilometerstand für km-basierte Fälligkeiten holt FR8 aus der GPS-Schnittstelle. Fehlt er bei einem Fahrzeug, steht das ausdrücklich dabei.

Im Fahrzeug steht dann im Reiter Service jede Fälligkeit mit Status. Ein Klick zeigt unter „So wurde gerechnet", woher das Datum kommt. Das ist der Teil, den eine Tabelle nie liefert: Man sieht nicht nur das Datum, sondern auch, warum es dasteht.

Wird eine SP erst nach Ablauf ihres Monats erledigt, fragt FR8 nach, ob eine HU+ gemacht wurde oder die Prüfstelle die Überschreitung bestätigt hat. Ein Datum wird nicht stillschweigend weitergeschrieben. Den nächsten Termin von Hand setzen darf nur, wer das Recht „Servicetermine überschreiben“ hat, und nur mit Begründung.

Der Werkstatttermin legt sich selbst an

Im Serviceintervall stellt ihr ein, ob FR8 bei Fälligkeit automatisch einen Werkstatttermin anlegen soll, und mit welchem Vorlauf, zum Beispiel 30 Tage vor der HU. Einmal am Tag prüft FR8 alle Fahrzeuge und legt den Termin im Status „Offen“ an. Gibt es schon einen offenen Termin für diese Prüfung an diesem Fahrzeug, kommt kein zweiter dazu.

Der Werkstattplaner zeigt alle Termine als Tabelle, Kanban oder Kalender. Die Spalten folgen dem Ablauf:

• Offen: der Termin steht an, es gibt noch kein Datum.
• Möglichkeit Dispo: die Disposition hat eingetragen, wann und wo der Lkw verfügbar wäre.
• Geplant: die Werkstatt ist gebucht.
• Fahrer informiert: der Fahrer weiß Bescheid.
• Erledigt: fertig.

Geht ein verknüpfter Termin auf „Erledigt“, egal ob über den Knopf, die Statusauswahl oder per Ziehen im Kanban, fragt FR8 das Erledigungsdatum ab und rechnet die nächste Fälligkeit neu aus. Bei der HU zieht die gekoppelte SP gleich mit.

Damit Fuhrpark und Disposition nicht aneinander vorbeiplanen, gibt es den Dispo-Assistenten. Er zeigt je Lkw samt Anhänger alle offenen Termine, ob das Fahrzeug unterwegs ist oder auf dem Parkplatz steht, und auf Wunsch die Touren der nächsten Tage. Die Disposition trägt ein, wann der Zug frei wäre, der Fuhrpark bucht.

Wenn der Fahrer etwas anderes sagt

Der Fahrer sieht das Plakettenschild jeden Tag. Fragt eure Abfahrtskontrolle oder Fahrzeugübergabe zum Beispiel „SP gültig bis“ ab, vergleicht FR8 die Antwort mit dem Wert im Fahrzeug. Weicht sie ab, entsteht eine Serviceabweichung. Dasselbe gilt für das Anhängerkennzeichen: Hängt laut Fahrer ein anderer Anhänger dran als laut Zuordnung, fällt das auf.

Unter fleetControl → Serviceabweichungen prüft ihr jede Meldung. Mit einem Klick übernehmt ihr den gemeldeten Wert ins Fahrzeug, oder ihr ignoriert ihn mit Kommentar, wenn sich der Fahrer vertan hat. Meldet er dasselbe jeden Morgen wieder, bleibt es ein Eintrag mit Zähler.

Der Prüfbericht schließt den Termin

Nach der HU kommt der Untersuchungsbericht, oft mit der Rechnung, oft Wochen später. Läuft er durch die KI-Belegerfassung, liest FR8 nicht nur Betrag und Kennzeichen. Erkennt die KI eine Prüfung oder Wartung, schlägt sie das passende Serviceintervall vor und füllt den Block „Prüfbefund“: Ergebnis, Datum der Durchführung, Kilometerstand und die nächste Fälligkeit, die auf dem Papier steht.

Mit einem Haken erledigt der Beleg dann den Termin und schreibt das Intervall fort. Dabei gilt:

• Bestanden: der Termin geht auf „Erledigt“, die nächste Fälligkeit wird neu berechnet.
• Nicht bestanden: das Gegenteil. Der Termin wird „Offen (dringend)“, die Mängel und die Nachprüffrist landen in der Beschreibung. Fortgeschrieben wird nichts. Gibt es noch keinen Termin, legt FR8 einen an.
• Der Termin muss nicht verknüpft sein. FR8 sucht auch offene Termine desselben Fahrzeugs um das Prüfdatum. Kommen mehrere in Frage, schließt FR8 keinen und überlässt euch die Wahl.
• Steht auf dem Beleg eine andere nächste Fälligkeit als die, die FR8 rechnet, wird sie nicht übernommen, sondern als Serviceabweichung gemeldet. Ein Zahlendreher soll nicht still die nächste HU verschieben.

Der dringende Status geht beim Planen nicht verloren: Der Termin behält ein rotes Abzeichen mit dem Befund, auch wenn er schon auf „Geplant“ steht. Und war etwas falsch, nimmt „Service-Folgen zurücknehmen“ am Beleg die Erledigung wieder zurück. Der Beleg selbst bleibt in der Ablage.

Wer will, lässt bestandene Prüfberichte später ganz ohne Prüfansicht durchlaufen. Diese Vollautomatik ist standardmäßig aus, gilt nur für Belegarten und Terminarten, die ihr ausdrücklich freigebt, und hat ein Tageslimit. Ein nicht bestandener Befund geht immer an einen Menschen.

War der Lkw wirklich da?

Ein geplanter Termin ist noch kein wahrgenommener Termin. Schaltet ihr die GPS-Anwesenheitsprüfung ein (ab Werk ist sie aus), sieht FR8 nach dem Termin selbst nach: War das Fahrzeug im Zeitfenster um den Termin in der Nähe der Werkstatt? Standard sind zwei Stunden davor und danach und 300 Meter Umkreis, beides einstellbar.

Das Ergebnis steht am Termin und als Spalte in der Liste: war da, war nicht da, Schnittstelle, aber keine GPS-Daten, keine GPS-Schnittstelle oder ausstehend, solange das Fenster noch läuft. Anhänger ohne eigenes GPS nehmen die Position des Lkw, an dem sie gerade hängen. Über einen Agenten bekommt der Fuhrpark eine Nachricht, wenn ein Lkw nicht da war.

Der Fahrer bringt den Bericht mit

In der Fahrer-App sieht der Fahrer unter Servicetermine seine anstehenden und gerade vergangenen Termine. Nach dem Termin fotografiert er Werkstattauftrag oder Prüfbericht und schickt sie über „Dokumente senden“ ab. Hat er nichts bekommen, meldet er genau das mit „Keine Dokumente“.

Die Fotos landen am Werkstatttermin unter Dokumente, der Text im Logbuch, und oben im Termin erscheint ein Hinweis, dass der Fahrer etwas geschickt hat. Erledigt wird dadurch nichts. Das entscheidet weiter der Fuhrpark.

Unterm Strich

Servicetermine sind keine schwierige Aufgabe, aber eine, die nie aufhört. FR8 rechnet die Fristen aus den Regeln, legt den Werkstatttermin rechtzeitig an und schreibt nach der Prüfung das nächste Datum fort, auch direkt vom Beleg. Wo Fahrer, Beleg und Stammdaten sich widersprechen, meldet FR8 das, statt still einen der Werte zu nehmen. Und das GPS sagt euch, ob der Termin auch stattgefunden hat.

Mehr zu den Serviceterminen auf der Seite fleetControl.