Wer ist zuständig? Abteilungen und Dispogruppen in FR8

Nachts um zwei meldet ein Fahrer eine Panne. Am Morgen fragen sich drei Leute, wer das Ticket eigentlich hätte sehen sollen. Die Disponentin, die den Auftrag verplant hat? Der Kollege, der den Lkw betreut? Oder die Bereitschaft, die am Wochenende alles sieht?

In vielen Betrieben steht die Antwort im Kopf einzelner Leute. Das klappt, solange niemand krank ist, niemand umzieht und kein Fahrzeug die Niederlassung wechselt. FR8 schreibt die Antwort an zwei Stellen fest: in den Abteilungen und in den Dispogruppen. Daraus rechnet FR8 aus, wer für einen Vorgang zuständig ist, und das wirkt bis in die Ansicht der Disposition und den Push aufs Handy.

Abteilungen: wer im Haus wohin gehört

Eine Abteilung ist ein Team: Disposition, Fuhrpark, Verwaltung und so weiter. Jeder Benutzer gehört einer oder mehreren Abteilungen an. Ein Knopf legt das Grundset an (Disposition, Transportüberwachung, Fuhrpark, Verwaltung, IT-Office, Geschäftsführung), eigene Abteilungen kommen dazu.

Je Abteilung lässt sich festlegen, welche feste Rolle sie im Haus hat, etwa „Disposition“ oder „Fuhrpark“, ob sie Werkstattvorgänge prüfen darf und ob sie die Dispositionsleitung ist. Die System-Abteilungen lassen sich nicht löschen, aber deaktivieren.

Dispogruppen: ein Etikett für Fahrzeuge und Aufträge

Eine Dispogruppe beschreibt einen Teil des Geschäfts, etwa „Sattel“, „Wechselbrücken“ oder „Linienverkehre“. Angelegt wird sie einmal in der Globalen Konfiguration, verwendet wird sie an zwei Stellen:

• Am Fahrzeug, immer mit Zeitraum. Ein Lkw kann ab dem 1. eines Monats von „Sattel“ zu „Wechselbrücken“ wechseln, ohne dass jemand am Stichtag daran denken muss. Ein Fahrzeug darf auch in mehreren Gruppen gleichzeitig sein.
• Am Auftrag, ohne Zeitraum. Von Hand, automatisch aus der Festen Tour, aus der er entsteht, oder automatisch aus dem Import, wenn in der Import-Konfiguration des Auftraggebers eine Gruppe hinterlegt ist. So sind die meisten Aufträge gekennzeichnet, ohne dass jemand tippt.

Die beiden Seiten gleicht FR8 bewusst nie miteinander ab. Ein „Wechselbrücken“-Auftrag darf auf ein „Sattel“-Fahrzeug, ohne Warnung. Die Gruppe sagt, wer hinschaut, nicht, wer fahren darf.

An jeder Dispogruppe hängen Abteilungen und Personen. Damit wird die Gruppe zur Brücke: Das Fahrzeug gehört zur Gruppe, die Gruppe gehört zu Leuten.

Ein Detail, das man kennen sollte: Der Name einer Gruppe steht an vielen Stellen, an Fahrzeugen, Aufträgen, Festen Touren, Import-Vorgaben und in den gespeicherten Filtern jedes Benutzers. Deshalb ist das Namensfeld gesperrt. „Richtig umbenennen…“ ändert den Namen überall zugleich und sagt danach, was angepasst wurde.

Zuständig ist, wer aus einer Quelle kommt

Für TIC-Störfälle, Werkstatttermine, Aufträge und ResponseDesk-Anfragen muss in FR8 niemand die Zuständigkeit allein von Hand pflegen. FR8 rechnet sie aus Quellen aus:

Bei ResponseDesk-Anfragen zählen zusätzlich die Betreuer einer Festen Tour, bei Werkstattterminen nur „direkt“ und das Fahrzeug.

Drei Regeln machen das berechenbar:

• Alles wird zusammengezählt. Trägt der Auftrag „Nord“ und der Lkw „West“, sind die Leute aus beiden zuständig. Eine Rangfolge gibt es nicht. Enger wird es nur, wenn ihr in der Globalen Konfiguration eine Quelle abschaltet.
• Es zählt das Datum des Vorgangs. Ein Werkstatttermin in drei Wochen gehört dem, der den Lkw dann betreut.
• Ändert sich eine Quelle, ziehen die Vorgänge nach. Wechselt ein Fahrzeug die Gruppe oder bekommt eine Gruppe eine neue Abteilung, rechnet FR8 die betroffenen Vorgänge von selbst neu, bis zu 500 je Änderung. Was darüber hinausgeht, zieht FR8 nach, sobald der Vorgang das nächste Mal gespeichert wird. Für Altbestände und große Umstellungen gibt es den Knopf „Jetzt neu berechnen“.

Wie die Quelle „Verplant von“ entsteht und warum ein Stapel niemanden zuständig macht, steht im Beitrag Der Papierstapel zieht um.

Tickets landen bei den richtigen Leuten

Meldet ein Fahrer in der Fahrer-App einen Störfall, legt FR8 ein Ticket an, hängt den Lkw daran und verknüpft es mit dem ersten Auftrag der Tour. Damit greifen alle Quellen aus der Tabelle. Legt ihr ein Ticket von Hand an, ermittelt FR8 aus dem gewählten Fahrzeug dessen Dispogruppen zum Datum des Tickets und schlägt die passenden Abteilungen vor.

Im Ticket stehen zwei Blöcke untereinander. Oben, was direkt im Ticket zugewiesen ist. Darunter der Kasten „Zuständigkeit“ mit jeder Quelle einzeln und einem grünen „Sie sind zuständig“, wenn es euch betrifft. Damit ist die Frage „Warum sehe ich das?“ im Ticket selbst beantwortet.

Mehr zum Ablauf rund um Störfälle steht im Beitrag Wenn auf der Tour etwas schiefgeht.

Unverplante Aufträge vorsortieren

Dispogruppen helfen schon, bevor ein Auftrag auf einer Tour liegt. Weil Aufträge aus Linien und Importen ihre Gruppe automatisch mitbringen, lässt sich der Auftragspool danach schneiden:

• Im erweiterten Filter der unverplanten Aufträge „Auftrags-Dispogruppen · ist einer von · Wechselbrücken“, auf Wunsch kombiniert mit dem Zielgebiet.
• Als gespeicherter Filter am Benutzerkonto. Dieselbe Liste steht im Aufträge-Panel des Boards zur Wahl.
• Als Regel eines Stapels: Jeder neue Auftrag mit dieser Gruppe landet von selbst im Stapel des Teams.

Eine Grenze ist wichtig: Ein Auftrag ohne Gruppe hat keine. FR8 leitet sie weder aus dem Fahrzeug noch aus dem Auftraggeber ab. Wer sicher gehen will, schaut deshalb ab und zu ohne diesen Filter in den Pool.

Jeder sieht seine Flotte

Sobald mehrere Disponenten an einer Flotte arbeiten, will niemand alle Fahrzeuge sehen. Dafür gibt es in Disposition und Board den Filter nach Fahrzeug-Dispogruppen:

• Disposition: In der Fahrzeugliste „Nach Dispositionsgruppen filtern“ anhaken. Die Haken bleiben am Benutzerkonto gespeichert, auf jedem Gerät.
• Board: Im Filter-Panel „Fahrzeug-Dispogruppen“ wählen. Mit „Reihenfolge der Dispogruppen“ gibt das Board die Fahrzeuge gruppenweise aus, etwa erst die Wechselbrücken, dann die Sattelzüge. Der Eintrag „Ohne gültige Dispogruppe“ zeigt die Fahrzeuge, denen noch keine Gruppe zugeordnet ist.
• Gespeicherte Board-Filter nehmen Gruppen, Reihenfolge und Layouts mit. Über „Team-Filter“ übernehmt ihr den Filter einer Kollegin als eigene Kopie.

Der Filter richtet sich nach dem Zeitraum, den ihr gerade anseht. Blättert ihr in die nächste Woche, erscheint der Lkw, der ab Montag in eure Gruppe wechselt. Eine Vorbelegung nach Abteilung gibt es nicht: Jeder richtet seine Sicht einmal selbst ein.

Auch Warnungen lassen sich so zuschneiden. Wer die Meldung „Lkw ohne Anhänger“ beim Disponieren einschaltet, kann sie auf bestimmte Dispogruppen beschränken. Dann meldet sie sich nur bei den Sattelzügen und nicht bei Fahrzeugen, die ohnehin solo fahren.

Abzeichen, „Meine Tickets“ und Push folgen derselben Regel

Oben in der Kopfzeile zählt ein Abzeichen die offenen Störfälle, mit ResponseDesk auch die offenen Anfragen. Fährt man mit der Maus darüber, steht dort, woraus sich die Zahl zusammensetzt, etwa „9 Tickets offen, 7 davon eigene, 2 unzugeordnet“. Ein Klick führt in die Ticketliste, die mit „Meine Tickets“ öffnet und genau diese Vorgänge zeigt.

Was dort zählt, entscheidet eine Regel, und dieselbe Regel entscheidet über den Push. Was das Abzeichen anspringen lässt, löst auch den Push aus. Eingestellt wird sie firmenweit unter Globale Konfiguration → Indikator & Push:

• Grundeinstellung: „Eigene und unzugeordnete“ (Vorgabe) oder „Alle offenen“.
• Zielgruppe: Bei „Alle offenen“ legt ihr fest, für wen das gilt, zum Beispiel nur für die Disposition. Wer außerhalb steht, sieht weiter seine eigenen. Der weitere Umfang nimmt niemandem etwas weg.
• Zeitregeln: Zu benannten Zeitfenstern gilt ein anderer Umfang, etwa „am Wochenende sieht die Bereitschaft alles“. Die erste passende Regel gewinnt, gerechnet wird in der Zeitzone eures Betriebs.

Eine Zusage steckt in allen Einstellungen: Vorgänge ohne jede Zuständigkeit zählen immer mit. Ein Ticket, für das sich niemand verantwortlich fühlt, fällt so trotzdem jemandem auf.

Abschalten kann jeder für sich. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen lassen sich das Abzeichen und der Push je Dienst ausschalten, die Zuständigkeit bleibt davon unberührt. Agenten, die per SMS, Messenger oder E-Mail benachrichtigen, sind von diesen Regeln ausgenommen. Sie schreiben genau die Empfänger an, die am Agenten stehen.

Unterm Strich

Zuständigkeit ist in FR8 keine Liste, die jemand pflegt, sondern ein Ergebnis. Ihr legt fest, wer zu welcher Abteilung gehört, welche Fahrzeuge und Aufträge zu welcher Dispogruppe gehören und welche Abteilungen an der Gruppe hängen. Daraus folgt, wer ein Ticket bekommt, wer welche Fahrzeuge im Board sieht und wessen Handy nachts klingelt. Und wenn ein Lkw die Niederlassung wechselt, ändert ihr eine Zeile statt zwanzig Tickets.

Mehr zur Disposition auf der Seite tripControl.