Neuer Lkw, neuer Fahrer: Die Unterlagen füllen das Formular

Ein neuer Lkw kommt auf den Hof. Mit ihm kommt ein Umschlag: Zulassungsbescheinigung Teil I und II, Leasingvertrag, vielleicht noch die Auftragsbestätigung des Händlers. Wer ihn in FR8 anlegt, tippt ab, was dort schon steht: Kennzeichen, die 17 Stellen der FIN, Erstzulassung, Gewicht, Maße, Achsen, Emissionsklasse, Rückgabedatum. Danach scannt er die Papiere und hängt sie von Hand an.

Beim neuen Fahrer ist es derselbe Stapel in anderer Form: Ausweis, Führerschein vorne und hinten, Fahrerkarte, Personalbogen.

Mit der KI-Erfassung gebt ihr FR8 den ganzen Umschlag. Die KI liest alle Dateien zusammen, füllt das normale Anlegeformular vor und schlägt für jedes Dokument vor, wo es hingehört. Ihr prüft, ergänzt und speichert. Erst dann wird etwas angelegt.

Drei Schritte, für Lkw, Anhänger und Fahrer

Der Ablauf ist überall gleich:

1. In der Fahrzeug-, Anhänger- oder Fahrerliste auf „KI-Erfassung“ klicken und alle Unterlagen eines Fahrzeugs oder eines Fahrers hochladen, als PDF oder Foto. Vorder- und Rückseite dürfen getrennte Bilder sein.
2. „Auswertung starten“. Der Vorgang erscheint unter „Erfassungen“, sobald die KI fertig ist, mit Status „KI verarbeitet“.
3. „Prüfen / Bestätigen“ öffnet die ganz normale Maske, schon ausgefüllt. Darüber steht der Block „Erkannte Dokumente“.

Weil es die normale Maske ist, gilt alles, was beim Anlegen sonst auch gilt: Pflichtfelder, Duplikatprüfung und die übrige Speicherlogik. Die KI erspart das Abtippen. Was gespeichert wird, entscheidet ihr.

Was die KI aus Fahrzeugpapieren liest

Aus der Zulassungsbescheinigung Teil I übernimmt FR8 die Felder, die jeder Disponent kennt: Kennzeichen (A), Erstzulassung (B), Halter (C.1), Handelsbezeichnung (D.3), FIN (E), zulässiges Gesamtgewicht (F.2, sonst F.1), Achsen (L), Farbe (R), Emissionsklasse und Länge, Breite und Höhe aus den Feldern 18 bis 20.

Aus Bestellung, Kauf-, Leasing- oder Mietvertrag kommen die Termine, die man sonst gern vergisst: Übergabe, geplante Übernahme, geplante Rückgabe, Ende des Servicevertrags und die vereinbarte Laufleistung. Teil II und das COC-Papier werden ebenfalls erkannt.

Stehen in zwei Unterlagen verschiedene Werte, entscheidet das amtlichere Dokument: Zulassung Teil I vor Teil II vor COC vor Vertrag vor Bestellung. Die Abweichung verschwindet aber nicht, sondern steht im Block „Erkannte Dokumente“ unter „Widersprüchliche Angaben“ zum Prüfen.

Was ihr selbst wählt

Drei Dinge entscheidet bewusst nicht die KI.

Fahrzeugtyp und Fahrzeuggruppe. Ob ein Fahrzeug ein Anhänger ist, hängt in FR8 allein am Fahrzeugtyp. Erkennt die KI an der Fahrzeugklasse, etwa O4, dass es vermutlich ein Auflieger ist, gibt sie einen Hinweis. Wählt ihr dann einen Anhänger-Typ, wandern Maße und Gewicht in die Anhänger-Felder. Was ihr schon selbst geändert habt, bleibt stehen.

Fabrikat und Modell aus euren Listen. Auf der Zulassung steht „MAN TRUCK & BUS SE“, in euren Stammdaten „MAN“. FR8 ordnet das richtig zu. Fehlt das Fabrikat in der Liste ganz, steht ein gelber Hinweis mit „Jetzt anlegen“ in der Maske. Ein Klick, und der Eintrag ist in der Liste und gleich ausgewählt, ohne Umweg über die Einstellungen. Wer die Globale Konfiguration nicht bearbeiten darf, sieht stattdessen, dass ein Administrator den Eintrag anlegen muss.

Der Status. Vorgeschlagen ist „Aktiv“. Liegt nur eine Bestellung oder ein Vertrag vor und noch keine Zulassung, ist „Bestellt“ vorgewählt.

Ein Lkw ohne Kennzeichen

Ein bestelltes Fahrzeug hat oft noch kein Kennzeichen. Bisher war das Feld Pflicht.

Jetzt darf es leer bleiben, ob aus der KI-Erfassung oder von Hand. Bis zur Zulassung steht der Matchcode als Platzhalter überall dort, wo sonst das Kennzeichen steht, und Liste und Detail zeigen den Hinweis „Kennzeichen fehlt“. Sobald ihr das echte Kennzeichen eintragt, verschwindet er. Bei der Duplikatprüfung zählt der Platzhalter nicht.

Die Unterlagen landen gleich in der Akte

Für jedes erkannte Dokument legt ihr fest: „Am Fahrzeug ablegen“ oder „Nicht ablegen“, dazu den Namen in der Ablage, ob es vertraulich ist und ob der Fahrer es in der Fahrer-App sehen darf. Der Fahrzeugbrief ist als vertraulich vorgewählt. Betrifft ein Dokument erkennbar ein anderes Fahrzeug, schlägt FR8 „Nicht ablegen“ vor.

Eine Sache regelt FR8 selbst: Die Zulassung Teil I heißt in der Ablage immer „Fahrzeugschein“ plus Kennzeichen. Das hat einen Grund. Über diesen Namen findet FR8 den Fahrzeugschein später wieder:

• Unfall- und Pannenmails hängen ihn an, wenn die Vorlage den Platzhalter für den Fahrzeugschein enthält.
• Der Werkstatttermin übernimmt ihn, und die Werkstattmail kann ihn mitschicken.
• Die Fahrer-App zeigt ihn dem Fahrer, der den Lkw fährt oder den Anhänger gerade zieht.

Der Fahrzeugbrief bekommt diesen Namen nie, damit er nicht versehentlich in einer Mail landet.

Nach dem Speichern stehen alle gewählten Dokumente im Reiter „Dokumente“ des neuen Fahrzeugs. Scannen und Hochladen von Hand entfällt.

Beim Fahrer: Stammdaten und Ausweisdokumente

Beim Fahrer liest die KI die Personendaten aus allen Dateien zusammen: Anrede, Name, Geburtsdatum und -ort, Adresse, Telefon, E-Mail, Notfallkontakt und aus Personalbogen oder Arbeitsvertrag das Eintrittsdatum. Die Adresse nimmt sie bevorzugt von der Ausweis-Rückseite oder aus dem Personalbogen, weil Führerscheine oft gar keine oder eine alte Adresse tragen. Fahrerfirma, Gruppen und Standort wählt ihr selbst.

Jedes Dokument wird entweder Ausweisdokument, Fahrerdokument in der Ablage oder gar nicht abgelegt:

• Führerschein, Fahrerkarte, ADR-Schein, BKF-Nachweis werden Ausweisdokumente mit Nummer und Gültigkeit, also genau das, was danach in der Überwachung der Ablaufdaten zählt. Vorder- und Rückseite werden ein Dokument mit zwei Bildern.
• Beim Führerschein gilt als „Gültig bis“ standardmäßig das frühere Datum aus Kartengültigkeit und Klasse C. Steht dort die Schlüsselzahl 95 und liegt kein eigener BKF-Nachweis bei, schlägt FR8 den Berufskraftfahrer-Nachweis gleich mit vor.
• Die Fahrerkarte wird nach dem Speichern automatisch dem Fahrer zugeordnet. Lenkzeitverstöße mit dieser Kartennummer landen damit beim richtigen Fahrer, auch rückwirkend.
• Personalbogen und Verträge gehen in die Dokumentenablage des Fahrers.

Ein Ausweisdokument entsteht nur für Dokumentarten, für die ihr einen Dokumenttyp angelegt habt. Fehlt der Typ, wählt ihr ihn im Block aus oder legt die Datei in die Ablage.

Ausweiskopien: ihr entscheidet

Kopien von Personalausweis, Reisepass, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis sind heikle Daten. Ob FR8 sie in der Ablage als vertraulich vorwählt, stellt der Administrator in den KI-Einstellungen ein. Die Vorgabe ist an. Vertrauliche Dokumente sehen nur Nutzer mit dem Recht dafür, und im Einzelfall lässt sich der Haken vor dem Speichern ändern.

Gehört ein Dokument erkennbar zu einer anderen Person, schlägt FR8 vor, es nicht abzulegen. Und beim Speichern prüft FR8 wie gewohnt, ob es den Fahrer schon gibt, über Namen und Geburtsdatum. Beim Fahrzeug passiert dasselbe über Kennzeichen und FIN.

Was ihr braucht

• die KI-Anbindung in FR8, eingerichtet in den KI-Einstellungen,
• die beiden Funktionen „Fahrzeuge aus Dokumenten anlegen“ und „Fahrer aus Dokumenten anlegen“; beide sind eingeschaltet, solange niemand sie abschaltet,
• das Recht, Fahrzeuge bzw. Fahrer zu bearbeiten.

Unterm Strich

Was auf der Zulassung, im Leasingvertrag und im Führerschein steht, muss niemand mehr abtippen. Die KI füllt das Formular, ihr prüft und speichert, und die Unterlagen liegen danach dort, wo sie gebraucht werden: der Fahrzeugschein in der Pannenmail und in der Fahrer-App, die Fahrerkarte bei den Verstößen, die Ausweiskopie vertraulich in der Akte.

Wie die Ausweisdokumente danach überwacht werden, damit nichts still abläuft, steht im Beitrag Fahrerkarte, ADR-Schein, Schlüsselzahl 95: Ausweisdokumente, die nicht still ablaufen. Mehr zum Fuhrpark auf der Seite fleetControl und zu den KI-Funktionen auf der Seite KI in FR8.