Kollegen, Fahrer, Kunden, Unternehmer: ein Chat für alle Beteiligten

Ein normaler Vormittag in der Disposition: Ein Kollege fragt nach den Papieren für einen Lkw. Ein Fahrer meldet, dass die Rampe belegt ist. Ein Kunde will wissen, ob sein Auftrag für Montag eingeplant ist. Und ein Unternehmer schreibt, dass sein Fahrer am Freitag heimfährt. Vier Gespräche, oft auf vier Wegen: Telefon, private Messenger, E-Mail, Zettel.

Das Problem ist nicht die Menge. Das Problem ist, dass hinterher niemand mehr weiß, wo was steht. Das Foto vom Lieferschein liegt auf dem Handy eines Disponenten, der gerade Urlaub hat. FR8 bringt diese Gespräche in einen Messenger, der zum System gehört.

Intern: einzeln und in Gruppen

Die Sprechblase in der Kopfleiste öffnet den Messenger als Seitenleiste neben der Arbeit, auf Wunsch angeheftet. Über das Plus schreibt ihr einem Kollegen direkt oder öffnet eine Gruppe wie „Dispo" oder „Werkstatt". Welche Gruppen es gibt und wer drin ist, legt ihr zentral in der Globalen Konfiguration fest. Eine Gruppe ohne festgelegte Mitglieder umfasst alle Benutzer der Firma.

Im Chat selbst gilt, was man erwartet:

• Anhänge: Bilder und PDFs per Büroklammer oder Drag & Drop, bis zu fünf Dateien mit je 10 MB.
• Bearbeiten: eigene Nachrichten 60 Minuten lang, mit dem Hinweis „(bearbeitet)".
• Löschen: eigene Nachrichten innerhalb von 60 Minuten, solange sie noch niemand gelesen hat.
• Häkchen: ein Haken für gesendet, zwei graue für teilweise gelesen, zwei blaue für alle. In Gruppen zeigt ein Klick, wer wann gelesen hat.
• Stummschalten je Chat, und „Zuletzt online" lässt sich im Profil abschalten.

Dazu kommen zwei Kanäle zum Lesen: FR8 News mit Neuigkeiten aus FR8 und FR8 Notifications mit Meldungen aus dem System, etwa von Agenten oder Todo-Erinnerungen. Beide richtet FR8 selbst ein, für jeden Mitarbeiter, auch für neue.

Ein Daumen reicht

Nicht jede Nachricht braucht eine Antwort. Unter jeder Nachricht sitzt ein kleines Smiley, darüber wählt ihr eine Reaktion: 👍 � ❓ ❗ 🙂 🙁. Jede Person hat eine Reaktion je Nachricht, ein Klick auf ein anderes Zeichen ersetzt sie.

Eine Reaktion löst keine Benachrichtigung aus, zählt nicht als ungelesen und schiebt den Chat nicht nach oben. Sie ist der leise Weg, „gesehen" zu sagen. Das gilt im internen Chat und im Fahrer-Chat. Für Fahrer mit einer anderen Muttersprache ist das praktisch: Ein Daumen braucht keine Übersetzung.

Mit Fahrern: Der Chat gehört zum Fahrzeug

Der Fahrer schreibt aus der Fahrer-App, über den Reiter „Chat". In der Disposition steht jede Unterhaltung unter dem Kennzeichen, daneben die Fahrer, die gerade darauf sitzen, und ihre Firma. Wechselt der Fahrer, bleibt der Verlauf am Fahrzeug. Jeder Disponent mit Messenger-Recht sieht alle Fahrzeug-Chats, deshalb kann jeder übernehmen.

Über dem Verlauf steht auf Klick der Fahrzeugkontext: Fahrzeugtyp, Fahrer, Trailer, offene Tickets, dazu ein Streifen mit den Einsätzen der Woche. Man sieht beim Schreiben, wo der Lkw gerade unterwegs ist.

Zwei Dinge laufen hier anders als im internen Chat:

• Gelesen heißt bestätigt. Eine Fahrernachricht gilt nicht als gelesen, nur weil jemand den Chat geöffnet hat. Ihr bestätigt sie mit dem Häkchen, mit „Alle als gelesen markieren" oder mit eurer Antwort. Das gilt je Person: Bestätigt ein Kollege, sieht sie bei euch trotzdem noch ungelesen aus. Der grüne Doppelhaken zeigt, wer wann bestätigt hat.
• Zurückrufen statt löschen. Eine Nachricht an den Fahrer lässt sich zurückholen, solange er sie nicht gelesen hat.

Fahrernachrichten werden auf Wunsch automatisch übersetzt, in beide Richtungen. Wie das genau funktioniert, steht im Beitrag Der Fahrer schreibt Rumänisch, die Disposition liest Deutsch.

Fahrer ohne Fahrzeug

Ein Fahrer im Urlaub, krank oder zwischen zwei Fahrzeugen hat kein Kennzeichen, über das man ihn erreicht. Dafür gibt es eine eigene Unterhaltung mit seinem Namen. Im Dialog „Neuen Chat starten" stehen neben den Kennzeichen auch Fahrer mit dem Zusatz „· ohne Fahrzeug".

Dort erscheint nur, wer einen eigenen Fahrer-Login hat. Ohne Fahrzeug und ohne Login gäbe es niemanden, der die Nachricht öffnen könnte, deshalb blendet FR8 diese Fahrer aus, statt die Nachricht ins Leere laufen zu lassen.

Sprechen statt tippen

Viele Fahrer sprechen lieber, als zu tippen. Mit dem Schalter „Sprachnachrichten im Fahrer-Chat" erscheint neben der Büroklammer ein Mikrofon, in der Disposition wie in der Fahrer-App. Zu jeder Sprachnachricht schreibt die KI eine Abschrift, bei einer anderen Sprache kommt die Übersetzung dazu. So lässt sich eine Sprachnachricht auch im Großraumbüro lesen.

Der Schalter steht standardmäßig auf aus und wirkt nur, wenn die KI-Funktionen für Übersetzung und Abschrift beide eingeschaltet sind. Eine Nachricht ist höchstens 120 Sekunden lang, einstellbar bis 300. Die Audiodatei wird standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht, Abschrift und Übersetzung bleiben im Verlauf stehen.

Belege landen an der Tour

Fahrer schicken CMR, Ablieferbelege oder Palettenscheine oft einfach in den Chat. Mit der KI-Fakturierung erkennt FR8 solche Fotos und PDFs und schlägt direkt unter dem Anhang vor, zu welcher Tour der Beleg gehört. Dahinter steht der Grund: Nummer auf dem Beleg, Tour lief beim Senden oder zeitlich nah.

Gespeichert wird in der Regel erst mit eurem Klick auf „Dieser Tour zuordnen". Danach liegt der Beleg in den Dokumenten der Tour wie ein Upload aus der Fahrer-App, ein Palettenschein zusätzlich im Lademittel-Eingang. Die Datei wird an die Tour kopiert und bleibt dort, auch wenn der Chat nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht wird. Wie es mit den Belegen dann weitergeht, steht im Beitrag Belege zuordnen, bevor der Monat endet.

Für Infos, die viele Fahrer zugleich betreffen, ist der Chat der falsche Ort. Dafür gibt es die Fahrer-App-News, beschrieben im Beitrag Eine Nachricht an alle Fahrer.

Mit Kunden: Chat im Kundenportal

Kunden mit Zugang zum Kundenportal FR8 Connect finden dort einen eigenen Bereich Chat. Der Kunde wählt einen Disponenten aus und schreibt ihm direkt, mit Dateien und auf Wunsch mit Browser-Benachrichtigung. Bei euch erscheint er im normalen Messenger, mit seiner Firma in Klammern.

Der Chat ist immer eins zu eins. Gruppen oder Chats mit Fahrern gibt es im Portal nicht, und der Kunde sieht nur Mitarbeiter, die den Messenger nutzen dürfen. Ob ein Kunde den Chat überhaupt bekommt, legt ihr je Kunde fest. Mehr zum Portal im Beitrag Das Kundenportal FR8 Connect.

Mit Unternehmern: Messenger im Unternehmerportal

Im Unternehmerportal hat der Messenger zwei Reiter. Unter Intern schreibt der Unternehmer mit eurer Disposition und mit seinen eigenen Kollegen, aber nicht mit anderen Unternehmern oder euren Kunden. Gruppen kann er nur mit eigenen Kollegen bilden. Unter Fahrer sieht er die Chats der Fahrzeuge, auf denen seine Fahrer sitzen. Benachrichtigungen schaltet er je Dienst ein oder aus. Was das Portal sonst kann, steht im Beitrag Das Unternehmerportal.

Unterwegs: die FR8 Messenger App

Nicht jeder sitzt den ganzen Tag am Schreibtisch. Für unterwegs gibt es die FR8 Messenger App für iOS und Android. Sie greift auf dieselben Unterhaltungen zu wie der Browser, es gibt also keinen zweiten Verlauf. In der App findet ihr:

• den internen Chat und den Fahrer-Chat, mit Push aufs Handy; den Fahrer-Chat könnt ihr nach Dispositionsgruppen filtern,
• Reaktionen und, wenn eingeschaltet, Sprachnachrichten im Fahrer-Chat,
• Todos und Störfälle, inklusive der übersetzten Fahrermeldung,
• das Anfragen-Postfach ResponseDesk, wenn ihr es gebucht habt und die Rechte dafür besitzt,
• den Wechsel zwischen verknüpften Konten und den direkten Weg zum FR8-Support.

Angemeldet wird mit E-Mail und Passwort oder mit dem Firmenkonto von Microsoft oder Google.

Wo die Nachrichten liegen

Alle Chats liegen bei eurer Firma in FR8, nicht auf privaten Handys. Übertragen wird verschlüsselt per TLS, gespeichert mit AES-256. Wie lange Nachrichten aufbewahrt werden, legt ihr selbst fest, getrennt für internen Chat und Fahrer-Chat. Standard und Höchstwert sind 365 Tage, danach löscht FR8 Nachrichten samt Anhängen automatisch. Wer vorher archivieren will, exportiert den Verlauf als Excel-Datei mit den Anhängen als ZIP.

Unterm Strich

Kollegen, Fahrer, Kunden und Unternehmer schreiben in FR8 an einer Stelle. Der Fahrer-Chat hängt am Fahrzeug, Belege landen an der Tour, und jeder sieht nur, was ihn angeht. Wer unterwegs ist, nimmt den Messenger aufs Handy mit.

Mehr zu den Apps auf der Seite Apps.